Гугл календарь как пользоваться на телефоне

Эффективное планирование
с приложением
Google-Календарь

В условиях дистанционного обучения / удаленной работы мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью заняться тайм-менеджментом. Для этих целей предусмотрены специальные приложения. В данной заметке рассмотрим основной функционал Google-Календаря – одного из лучших решений для тех, кто хочет оставаться организованным.

Настройка календаря, создание события

Для создания Google-Календаря нужно иметь Google-аккаунт. Кликните по кнопке «Приложения Google», выберите «Календарь».

На основном экране с днями недели можно создавать события / задачи / встречи. Для этого выберите нужную дату, укажите название события и временной интервал. Для детализации события необходимо перейти внутрь карточки («Другие параметры»).

Здесь можно внести дополнительную информацию о событии: указать место проведения (при необходимости), настроить уведомления (до начала события), выбрать цвет события в календаре (чтобы помечать разные задачи). Дополнительно можно прикреплять к событию файлы и документы с компьютера или облачного сервиса (значок скрепки под пунктом «Описание»), чтобы приглашенные участники смогли сразу заранее ознакомиться с материалами для последующего обсуждения.

При помощи приложения Google Hangout можно организовать удаленное общение. Google Hangout – это приложение от Google для проведения аудио- и видеоконференций.

Чтобы создать чат / аудио- / видеоконференцию:

• перейдите на страницу https://hangouts.google.com/ или откройте «Hangouts» в Gmail;
• нажмите «Создать чат», затем «Создать групповой чат»;
• введите адреса электронной почты участников, которых нужно добавить;
• выберите «Видеовызов» (видеоконференция)» или «Позвонить» (аудиоконференция) или «Сообщение» (чат).

Чтобы добавить видеоконференцию в календарь, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в карточке мероприятия.

Подобным образом в приложении можно создавать календари под разные задачи.
Настройка доступа
к календарю

К созданному календарю можно предоставит доступ. Календарь можно сделать как общедоступным (доступ по ссылке), так и доступным для ограниченного круга лиц, например, студентам определенной группы (доступ по электронной почте).

В блоке «Мои календари» наведите курсор на календарь, которым хотите поделиться (на случай, если у вас несколько календарей, например, для работы с разными группами студентов). Кликните по точкам, появившимся справа. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», после чего вы сможете сделать выбор из предложенных вариантов.

Если вы хотите предоставить доступ к календарю всем пользователям (необязательно состоящими в списке ваших контактов), установите «галочку» напротив пункта «Сделать общедоступным», укажите, к какой именно информации будут иметь доступ пользователи, после чего нажмите
«Включить доступ по ссылке».

Можно открыть доступ к календарю конкретным пользователям из списка контактов. Все в том же разделе «Настройки и общий доступ» в блоке
«Доступ для отдельных пользователей» нажмите «Добавить пользователей».
Если человека нет в вашем списке контактов, введите его адрес электронной почты.

Таким образом, Google-Календарь – приложение с отличным интерфейсом, позволяющее вести приватные и совместные календари, интегрированый с GMail, имеющий мобильную версию.

Это крайне полезный инструмент для организации времени, планирования дел и решения многих других сопутствующих задач. Подробнее о возможностях Google-Календаря можно посмотреть здесь и здесь.

Советы для работы в Google Календаре и Задачах

Google Календарь — пожалуй самый популярный сервис для планирования личного времени. У всех владельцев Android и почты Gmail есть доступ к этому календарю. Его бесспорное удобство в том, что он есть везде: и в браузере, и как приложение на любую платформу. Большинство сервисов для планирования и ведения заметок позволяют синхронизироваться с Google календарем.

Если вы обновите свой смартфон, все события в календаре останутся без изменений, и для этого не потребуется ничего делать. Даже если вы никогда не ставили перед собой цель активно им пользоваться — у большинства всё равно найдутся записи в Google Календаре.

Давайте разберемся какие есть у него перимущества и как упростить себе жизнь, пользуясь календарём.

1. Создавайте разные календари для разного типа задач.

Самое простое — разделить личные дела и рабочие, записывая каждые в свой календарь. Создание нескольких календарей позволит вам:

• Назначить календарям разные цвета, чтобы быстро визуально отличать личные задачи от рабочих и контролировать свою загруженность.

• Скрывать ненужные календари при необходимости. Держать перед глазами рабочие задачи, находясь в отпуске, не очень приятно. Да и планировать дела удобнее, когда отключил всё постороннее и сконцетрировался на одном календаре с задачами.

• Поделиться отдельным календарём с коллегами, членами семьи или друзьями. Например, можно создать календарь, где вы с друзьями будете записывать совместные поездки и вечеринки. При этом им не будет видно ваших личных или рабочих задач из других календарей.

• Если вы решите перенести все события из одного календаря в другое приложение — достаточно будет после переноса удалить календарь целиком, и все мероприятия из него удалятся вместе с ним.

Не бойтесь создавать дополнительные календари и работать с ними!

2. Используйте цветовое кодирование.

Даже если у вас всего один календарь, внутри него все мероприятия можно делать разного цвета. Для этого нужно нажать правой кнопкой на существующее мероприятие и выбрать любой цвет из списка. Удобно когда повседневные, не самые важные дела, обозначены едва заметным светло-серым цветом, а вот важные события я делаю яркими, тогда их становится видно среди остальных задач.
Можно окрашивать задачи в зависимости от их приоритета. Придумайте для себя какой цвет что означает и придерживайтесь этой системы.

Можно делать более спокойную цветовую схему и выделять только важные дела

3. Ставьте эмодзи / смайлы в названии.

Этот лайфхак актуален и для каландаря, и для списка задач, и я им пользуюсь даже для организации папок на компьютере. Ставьте перед названием эмодзи!
С телефона их ставить элементарно, а на компьютере с Windows достаточно нажать комбинацию Win и точки, чтобы открыть окно с эмодзи. В окне работает поиск по эмодзи на русском языке. Это очень просто: нажмите Win + . и пишите ключевое слово, причем он находит даже похожие по смыслу картинки.
Когда это еще полезно? Задачи в Google Tasks перекрашивать нельзя, увы, но для обозначения приоритета я ставлю в названии задачи цветные кружочки: ������. Они помогают при сортировке задач в списке. Например всё, что связано с котом, у меня обозначено ��, с уборкой — ��.
Если смайлы для вас слишком яркие, но как-то выделить название хочется — откройте Таблицу символов на компьютере или поищите таблицу ALT-кодов. Там есть подобные значки: ► ● ■ ♥

4. Перетаскивайте Задачи в календарь.

Не все это знают, но если открыть Google Календарь в браузере, справа будет видна панель с Google Задачами, Заметками, Картами. Задачи удобно держать открытыми и видеть всё, что нужно сделать.
Если вы пользуетесь именно Задачами таким образом — можно мышкой перетащить задачу на нужную дату и время в календарь.
К примеру, можно создать список задач «Сделать в этом месяце», и когда вы определитесь с датой выполнения задачи из этого списка — просто перетащите мышкой её на нужный день.
Обратите внимание, что на телефоне Google Задачи — это отдельное приложение, добавлять задачи можно только через него. Но уже созданные задачи видно и в обычном календаре, их можно редактировать. Неудобно конечно, но рано или поздно это поправят.

5. Добавляйте письма в задачи одним кликом.

Не самая очевидная, но очень удобная функция Gmail. Среди многочисленных значков сверху на панели, спряталась кнопка-галочка «Добавить в задачи». Можно добавлять важные письма в список задач, чтобы не забыть их прочитать или ответить на них. Работает как в браузере, так и на телефоне.
Большой плюс в том, что в задаче сразу создается ссылка на письмо и оно очень быстро открывается по клику, не надо искать в почте.

6. Используйте повторящиеся задачи.

Если вы, как и я, постоянно забываете делать что-то регулярно — для этого можно один раз настроить повторяющиеся задачи. Для этого подходят как обычные Мероприятия в календаре (заходим в любое и видим поле «Повторять»), так и Google Задачи.
При работе с повторяющимися Google Задачами есть пара нюансов, о них подробнее расскажу позже.

7. Решите для себя что добавлять в мероприятия, а что в задачи.

Не сваливайте всё в одну кучу! Далеко не у каждой записи в календаре должна стоять галочка «выполнено», но иногда бывает важно вспомнить — делали вы что-то месяц назад или нет. При этом есть подводные камни, которые могут вам испортить настроение и даже помешать эффективному планированию. Попробуйте поэкспериментировать и попользоваться какое-то время несколькими способами записывать ваши дела: как Мероприятия в календаре, и как Задачи в списке дел, решите что куда писать и придерживайтесь этой схемы.
Если вы боитесь запутаться — почитайте мою статью на эту тему: Задачи, события, напоминания, цели — в чём разница?

8. Создайте совместный с членами семьи календарь.

Муж постоянно забывает когда у вас годовщина? Не проблема, заведите общий календарь, внесите в его все важные для вас события. Календарь Семья создаётся автоматически, он открыт для всех, кого вы добавите в список членов семьи в настройках вашего Google Аккаунта. Для этого надо зайти в свой профиль Google — Настройки доступа — Ваша семейная группа. Именно таким способом удобнее всего настроить совместную работу с календарём внутри семьи.

9. Поставьте перед собой Цели и вырабатывайте полезные привычки!

К сожалению пока этот функционал есть только в мобильном приложении Google Календаря, а зря: это довольно удобная опция. Попробуйте зайти в мобильное приложение, нажать на большую круглую кнопку с плюсом и выбрать пункт Цель.
Цели — это что-то вроде трекера привычек. Цели могут быть разными: регулярно делать зарядку, гулять, читать. Google предлагает уже готовые варианты, но вы можете настроить и свою цель.
Удобство в том, что вы можете выбрать длительность и регулярность Цели, например читать в течение часа 5 раз в неделю по вечерам, и эта задача автоматически добавляется в календарь в ваше свободное время, а календарь услужливо напомнит вам о ваших задачах на день. Отличие Целей от повторяющихся задач в том, что в любой момент вы можете посмотреть статистику: как часто в этом месяце вы справлялись задачей? Не забывайте отмечать дни, когда вы достигали цели!
Добавлять Цели можно только в приложении, но пользоваться уже созданными можно везде.

10. Добавляйте места встречи к мероприятиям.

У любого мероприятия в календаре можно указать адрес. Это не только добавит к мероприятию фотографию нужного места, но и поможет соориентироваться со временем пребытия: смартфон может предупредить вас о том, когда следует выезжать из дома, чтобы по пробкам добраться вовремя.

11. Используйте горячие клавиши.

Пользоваться клавиатурой в Google Календаре удобно и эффективно, порой это быстрее, чем водить мышкой и искать нужный пункт меню. Полный список быстрых клавиш можно посмотреть в официальной справке здесь . Вот самые полезные из них:

• c — создать новое событие.
• Backspace или Delete — удалить событие.
• / — перейти к строке поиска.
• Цифры от 1 до 6 — переключить вид календаря: день, неделя, месяц, год, повестка дня.
• t — перейти на сегодняшний день.
• k или p — прокрутить календарь к предыдущему диапазону дат. То есть, если у вас календарь в режиме просмотра месяца, он прокрутится на предыдущий месяц. Если в режиме дня — на предыдущий день и так далее.
• j или n — прокрутить календарь к следующему диапазону дат.

12. Используйте ключевые слова в названии мероприятий.

Google Календарь умеет подставлять готовые яркие иллюстрации для целого ряда ключевых слов. Если использовать такие слова, ежедневная сводка будет выглядеть куда наряднее. Попробуйте создать мероприятия со словами Прогулка, Уборка, Кино, Кофе в названии. Полный список подобных слов-триггеров на русском языке я соберу и выложу на канале чуть позже.

13. Пользуйтесь расширениями для браузера.

Загляните в расширения для вашего браузера, для Google календаря придумали ряд полезного!
Например Checker Plus for Google Calendar™ добавляет в браузер выпадающее окошко с вашим календарём.
Google Calendar Weekend Highlighter делает цветную подложку у выходных дней, как в бумажных ежедневниках.
Hide morning in Calendar позволяет убрать «пустые» утренние часы в календаре, которые заняты вашим сном, и ничем более.
Google Calendar Plus позволяет внести во внешний вид календаря множество мелких изменений.
Раширений существует множество, и я уверена что вы найтёте намного больше, чем знаю я 🙂

Checker Plus for Google Calendar

Если вам было интересно — подписывайтесь на мой канал в Telegram — Irene Talks , там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.

Как пользоваться приложением Google Календарь на Android-устройстве

Google Календарь — это удобное кроссплатформенное приложение для планирования событий, дел и встреч с привязкой к календарю. При помощи этого приложения Вы можете отслеживать важные события, обмениваться расписанием с друзьями, находить мероприятия, которые вас интересуют, и многое другое.

Как добавлять в Google Календарь события и создавать напоминания

Приложение Google Календарь позволит вам легко отслеживать важные события, которые происходят в вашей жизни, и создавать для них напоминания. Таким образом, Вы можете быть уверены, что никогда не забудете о важных для вас вещах, как бы заняты Вы ни были.

Для того, чтобы добавить в Google Календарь какое-либо событие, выполните следующие шаги:

1. Откройте приложение Google Календарь;
2. Нажмите на красную кнопку «+», которая расположена в правом нижнем углу экрана;
3. Нажмите на кнопку «Мероприятие»;

1. Введите название мероприятия;
2. Укажите место проведения мероприятия;
3. Добавьте пользователей, которых Вы хотите пригласить на мероприятие;

1. Выберите дату и время проведения мероприятия;
2. Выберите время оповещения о мероприятии;
3. Выберите цвет для мероприятия (таким образом Вы сможете выделить событие в календаре);

1. В случае необходимости добавьте к мероприятию примечание и вложения;
2. Сохраните мероприятие, нажав на кнопку «Сохранить», расположенную в верхнем правом углу экрана.

Для того, чтобы создать в Google Календарь напоминание, выполните следующие шаги:

1. Откройте приложение Google Календарь;
2. Нажмите на красную кнопку «+», которая расположена в правом нижнем углу экрана;
3. Нажмите на кнопку «Напоминание»;

1. Выберите из списка, о чем вам необходимо напомнить, либо введите название напоминания самостоятельно;
2. Выберите дату и время напоминания;
3. Выберите, нужно ли, чтобы напоминание повторялось;
4. Сохраните напоминание, нажав на кнопку «Сохранить», расположенную в верхнем правом углу экрана.

Как выбрать удобный способ отображения Google Календаря

Для того, чтобы выбрать удобный способ отображения Google Календаря (день, 3 дня, неделя, или месяц), выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Google Календарь;
2. Нажмите на кнопку с изображением трех горизонтальных линий, которая расположена в верхнем левом углу экрана;
3. Выберите способ отображения календаря, который вам наиболее удобен.

Как в Google Календаре выбрать цвет мероприятия

Для того, чтобы выделить какое-либо мероприятие на фоне других событий, для него можно выбрать один из нескольких доступных цветов. Для этого:

1. Откройте приложение Google Календарь;
2. Выберите мероприятие, цвет которого Вы хотите изменить;
3. Нажмите на кнопку с изображением карандаша, которая находится в левом углу под названием мероприятия;

1. Найдите пункт «Цвет по умолчанию» и нажмите на него;
2. Выберите цвет, который Вы хотите присвоить мероприятию;
3. Сохраните изменения, нажав на кнопку «Сохранить», расположенную в верхнем правом углу экрана.

Как в Google Календаре быстро вернуться к сегодняшней дате

Какой бы ни был открыт день в вашем календаре, Вы можете быстро вернуться к сегодняшней дате. Для этого:

1. Найдите в верхнем правом углу кнопку, на которой изображена текущая дата (в нашем случае это «29»);
2. Нажмите на нее, и перед вами откроются все мероприятия, запланированные на сегодняшний день.

Как добавить цель в Google Календарь

Приложение Google Календарь можно использовать не только для создания и отслеживания различных мероприятий, но и для самомотивации. Вы можете установить для себя какую-либо цель (например, заняться спортом, научиться чему-то новому, спланировать свое время, и так далее), и следовать ей. Для того, чтобы добавить цель в Google Календарь выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Google Календарь;
2. Нажмите на красную кнопку «+», которая расположена в правом нижнем углу экрана;
3. Нажмите на кнопку «Цель»;

1. Выберите наиболее подходящий вариант из списка и нажмите на него;
2. Выберите цель, либо нажмите на пункт «Другое»;
3. Выберите частоту напоминаний о цели;

1. Выберите, сколько времени Вы готовы уделять для достижения вашей цели;
2. Выберите оптимальное время суток, в которое Вы готовы работать над достижением вашей цели;
3. Сохраните изменения, нажав на «галочку», расположенную в верхнем правом углу экрана.

Пользуетесь ли Вы приложением Google Календарь? Если да, то как оно помогает вам в жизни? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Google Календарь: как создать, настроить и использовать весь доступный функционал

С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.

В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.

Что такое Google календарь

Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.

Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.

Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.

Как попасть в Google календарь

Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:

Настройка Google календаря

Перед началом работы в календаре, можно отправиться в настройки и выставить параметры под свои нужды. Меню настроек можно вызвать путем нажатия на шестеренку в верхнем правом углу:

Настройки позволяют выставить собственный часовой пояс, указать страну, а также формат времени, который вам привычнее — AM или PM. Также, с помощью настроек можно активировать опцию вторичного часового пояса, чтобы открыть возможность начинать события в одном часовом поясе, а заканчивать в другом. Зайдите в «Настройки» → «Часовой пояс» → «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите его из списка.

Сервис синхронизирован с видеоконференцией «Google Meet» и параметры встреч можно настроить прямо внутри календаря: выставить предпочитаемую продолжительность звонка, а также поставить ограничения для будущих гостей встречи. Это напрямую относится к организации группового созвона, так как только организатор решает, что могут делать остальные участники, а что нет. Возможно, кто-то из участников решит самостоятельно пригласить на созвон того, кого быть не должно. Такие моменты стоит учесть заранее.

Также можно создать собственный настраиваемый вид в дополнении к стандартным «Сеткам» дней, недель, месяцев и годов. Перейдите в «Настройки» → «Режим просмотра» и задайте параметр «Персонализированный режим просмотра».

В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.

Как работать с Google календарем

При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.

Для того, чтобы создать карточку есть два пути:

• нажать на кнопку «Создать» в левом верхнем углу,

• кликнуть на любое пустое место в самом календаре.

После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.

Помимо возможности создать простую задачу, на скриншоте изображены кнопки «Мероприятие» и «Напоминание». Давайте разберемся подробнее, что это значит.

Мероприятие

Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.

«Мероприятие» позволяет фиксировать задачи, важные события, рабочие встречи и привязывать их к определенному временному диапазону. То есть если вам нужно выделить под сложную задачу 3 часа свободного времени в своем календаре или запланировать созвон с 12:15 до 13:00, то лучше сделать это с помощью мероприятий. Также, это единственный инструмент, который позволяет выбрать дату начала и окончания, а также добавить напоминания.

Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.

Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:

• Нажмите на любое место в календаре и или нажмите на кнопку «Создать»;
• Выберите типа карточки — «Мероприятие»;
• Задайте необходимые параметры.

Если к мероприятию нужно подключить несколько людей и отправить им приглашение, то нужно сделать следующее:

• В разделе «Добавить гостей» введите их имена или адреса почты;
• Чтобы добавить сразу большую группу пользователей используйте список адресов рассылки;
• Если оказалось так, что кто-то из гостей лишний — нажмите на крестик сбоку его почты;
• Чтобы позволить скорректировать доступ к событию другим пользователям — в настройках в разделе «Разрешения» для гостей проставьте нужные галочки.

Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:

• Настроить часовой пояс;
• Добавить место проведения встречи — удобнее всего будет воспользоваться встроенной видеоконференции «Google Meet», но никто не запрещает использовать «Zoom» или «Skype»;
• Указать, какое оборудование потребуется — веб-камера, микрофон;
• Внести описание встречи, чтобы всем было понятно, по какому вопросу все собираются;
• Прикрепить необходимые файлы, изображения или другие материалы, если они нужны.

После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.

Напоминание

По сути эта карточка — маленькая записка, которая поможет не забыть что-то важное: дни рождения друзей, знакомых и коллег, праздничные дни, юбилеи, годовщины людей и события вроде «забрать ноут из ремонта» или « не забыть ограничить доступ к списанию средств на карте».

Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:

Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Чтобы прикрепить «напоминалку», необходимо:

1. Выбрать нужную дату или интервал в календаре;
2. Нажать на кнопку «Напоминание»;
3. Ввести дату, время, название события;
4. Для настройки частоты напоминаний кликните на «Не повторять» и там выберите нужные настройки. Например, вы можете выбрать ежедневные напоминания или же напоминания по определенным дням;
5. Чтобы не привязывать напоминание к определенному времени поставьте флажок на пункте «Весь день». Так вы закрепите напоминание в самом верху календаря;
6. Сохранить изменения.

Когда карточка будет создана — ее интерфейс немного поменяется. Появится значок с изображением ручки, который позволит редактировать карточку, а галочка даст возможность отметить событие как выполненное, и тем самым прекратить повторяющиеся «напоминалки». Либо можно удалить карточку, кликнув на значок мусорного бака.

Мои календари

В левом нижнем углу находится функция «Мои календари». Если есть потребность разделить свои рабочие задачи, досуг и что угодно еще — можно создать сразу несколько вкладок, которые помогут рассортировать карточки по разным сферам.

Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:

Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.

Чтобы создать дополнительный календарь — нужно нажать на плюсик рядом с разделом «Другие календари» и создать персональные вкладки.

После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.

На примере выглядит пустовато, но если у кого-то будет каждый день с десяток карточек, то фильтрация по цвету поможет сразу понимать, к чему относится задача. Таким образом можно привязывать мероприятие к определенной задаче, так как само слово «мероприятие» не обязует пользователя использовать ее только для каких-то встреч.

От нас можем посоветовать создать вкладки «срочное», «важное» и «неважное», воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра. Так будет еще удобнее ориентироваться в календаре и понимать, какой карточке уделить больше внимания.

Дополнительные возможности и фишки

Откройте или закройте доступ к своему календарю для других

Неочевидный момент, который заставляет гуглить и нервничать в попытках найти информацию. Чтобы открыть доступ для других людей, нужно навести курсор на определенную вкладку в колонке «Мои календари» и нажать на появившиеся три точки.

В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным, добавить отдельных знакомых, либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.

Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.

Добавляйте интересные календари

Гугл позволяет добавлять так называемые «Интересные календари». Чтобы увидеть весь список доступных календарей — нажмите на плюсик рядом с «Другие календари» и перейдите в соответствующую вкладку.

В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.

Используйте горячие клавиши

Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.

Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:

• Обновление календаря — R
• Удаление задачи — Delete или BackSpace
• Отмена — Z
• Переход в настройки — S
• Переход к конкретной дате — G

Используйте вложения

Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана и тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам. Чтобы сделать это, необходимо создать карточку «Мероприятие» и тыкнуть на «Другие параметры».

После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.

Укажите рабочие часы

У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить встречу во внеурочное время, о расписании человека. Другими словами, если кто-то работает с 12:00 до 19:00 по мск, а ему хотят поставить встречу в 10:00 то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что рабочие часы конкретно этого человека начинаются в 12:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы.

Только у обладателей бизнес-аккаунта Google есть доступ к функции «Рабочие часы».

Дополнения Гугл календаря

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения — это приложения, которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Чтобы посмотреть все дополнения нажмите на «+» на боковой панели:

После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:

Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.

Итог

Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.

Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.