Как архивировать почту в outlook на mac

Автоматическая архивация старых элементов

Email может быстро заполнить папку «Входящие» Outlook — новые сообщения, ответы и перенаправления. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете изменить частоту выполнения автоархивации, место хранения архивных элементов и время хранения элементов Outlook перед их архивацией.

Важно: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

1. Щелкните Файл >Параметры >Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
4. Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

1. В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
2. На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

1. Выберите Сервис >Параметры и откройте вкладку Другие.
2. Выберите параметр Автоархивация.
3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
4. Выберите нужные параметры.
5. Автоархивация каждые Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов с помощью автоархивации. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
6. Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот флажок по умолчанию не установлен. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках «Черновики» и «Входящие» и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.
7. Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.

Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

1. В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
2. Откройте вкладку Автоархивация.
3. Выберите нужные параметры.

Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела «Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации».

Не удается настроить Outlook для Mac 2011 для использования функции архивного почтового ящика в Exchange Online

При попытке настроить Microsoft Outlook для Mac 2011 для использования функции архивного почтового ящика в Exchange Online для Microsoft 365 попытка завершается ошибкой.

Обходной путь

Чтобы обойти это поведение, используйте Outlook Web App для почты и примените политики хранения в Exchange Online. При применении политик хранения используйте следующие параметры:

Имя тега	Тип тега	Ограничение срока хранения (в днях)	Действие сохранения
Личные 1-летний переход в архив	Персональный	365	Переместить в архив
Личные 5-летний переход в архив	Персональный	1825	Переместить в архив
*Личное никогда не переходите в архив	Персональный	Нет ограничения по возрасту	Переместить в архив

*Этот тег не включен по умолчанию. Элементы с этим тегом хранения никогда не перемещаются или не удаляются.

Дополнительные сведения о политиках хранения в Exchange Online см. в разделе Теги хранения и политики хранения.

В то время как Outlook для Mac 2011 году не поддерживает функцию архивирования, Outlook 2016 для Mac поддерживает функцию архивирования. При использовании Outlook 2016 для Mac вы можете получить доступ к архиву и переместить почтовые элементы в архив.

Дополнительные сведения

Вы можете создать архивный почтовый ящик для основного облачного почтового ящика пользователя. Пользователи могут использовать архивный почтовый ящик (также известный как личный архив) для хранения исторических данных сообщений путем перемещения или копирования сообщений из основного почтового ящика в архивный почтовый ящик. Архивированные сообщения находятся в облаке, и пользователи могут получить доступ к сообщениям с помощью Outlook 2016 для Mac, Outlook 2013, Outlook 2010 или Outlook Web App.

Дополнительные сведения о функции архивного почтового ящика в Exchange Online см. в статье Включение или отключение архивного почтового ящика в Exchange Online.

Требуется дополнительная помощь? Зайдите на сайт сообщества Майкрософт.

Обратная связь

Были ли сведения на этой странице полезными?

Автоматическое архивирование или резервное копирование Outlook для Mac элементов

Time Machine — это программное приложение резервного копирования, включенное в операционную систему Apple OS X. Чтобы использовать его, вам потребуется внешняя система хранения, например внешний жесткий диск. Включите Time Machine, чтобы автоматически делать подпрограммные копии файлов на компьютере. Используйте Time Machine для просмотра резервных копий для восстановления копий потерянных или поврежденных файлов.

Примечание: Если вы еще не настроили Time Machine для резервного копирования файлов, см. статью «Как использовать time Machine для резервного копирования или восстановления компьютера Mac» или проверку веб-сайта Apple на наличие airPort Time Висяка.

Включение резервного копирования элементов Outlook с помощью Time Machine

1. В меню Apple выберите параметры системы>Time Machine.
2. В диалоговом окне «Time Machine» (Компьютер времени) переключите time Machine to On (Включить), а затем выберите «Выбрать диск резервной копии».
3. Выберите расположение для резервного копирования файлов и нажмите кнопку «Использовать диск».
4. Убедитесь, что для time Machine настроено автоматическое резервное копирование, как показано ниже: Резервное копирование файлов будет теперь выполняться ежедневно.

Примечание: При первом открытии Outlook после восстановления резервной копии с помощью Time Machine приложение перестраивает свою базу данных, чтобы поместить в нее восстановленные элементы. Если у вас большая база данных, перестроение может занять некоторое время.

Архивация сообщений в Outlook для Mac

В Outlook 2016 для Mac есть новая функция, которая называется «архивация одним щелчком». С ее помощью можно быстро перемещать элементы из папки «Входящие» или другой папки в папку архива. Архивные элементы остаются доступными, но не загромождают папку «Входящие».

Архивация сообщений одним щелчком

Вы можете заархивировать сообщения в любой учетной записи электронной почты, подключенной к Outlook 2016 для Mac. К ним относятся учетные записи Exchange (версии 2016 и более поздней), Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail, iCloud, Google и Yahoo!

1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.
2. На ленте выберите Архивировать. или Если вы не видите кнопку Архивировать в новом интерфейсе Outlook для Mac, вам может потребоваться настроить панель инструментов.
3. Как только вы нажмете кнопку Архивировать, сообщения будут сразу же перемещены в указанную папку архива. Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку архива и переместите его обратно в папку «Входящие».

Используете архив впервые?

Если вы еще не настроили папку архива для учетной записи электронной почты, может появиться следующий запрос:

Выберите один из указанных ниже вариантов.

• Продолжить. В списке папок для этой учетной записи электронной почты появится новая папка. Повторяйте эту процедуру, чтобы создать папку архива для каждой из учетных записей электронной почты. Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail, iCloud, Google и Yahoo! папка будет называться Архив. Папка архива для Gmail называется Вся почта.
• Выбрать другую папку. Выберите любую из существующих папок для архива.

Если запрос не появился, ваше сообщение должно было автоматически отправиться в папку Архив.