Какой должна быть толщина дела
Нейронные сети проявляют значительные успехи, однако иногда могут предоставлять неточные ответы в некоторых областях. Если ответ оказался неудовлетворительным или не точным, рекомендуется задать вопрос более подробно и конкретно, предоставив точные параметры.
Ответ от нейросети:
Ведение дела с правильной толщиной является важным аспектом эффективного управления временем и достижения успеха в работе. Определение правильной толщины дела помогает организовать работу, управлять приоритетами и избегать перегрузки информацией. В этой статье мы рассмотрим, как определить правильную толщину дела и какие преимущества это может принести.
Что такое толщина дела?
Толщина дела — это объем информации, задач и документов, связанных с определенным проектом, задачей или обязанностью. Определение правильной толщины дела помогает установить баланс между достаточным количеством информации для принятия решений и избеганием перегрузки информацией, что может привести к снижению производительности и эффективности.
Как определить правильную толщину дела?
Определение правильной толщины дела зависит от конкретной ситуации и предпочтений каждого человека. Однако, есть несколько общих рекомендаций, которые могут помочь вам определить оптимальную толщину дела:
- Определите цели и приоритеты: Определите основные цели и приоритеты вашего проекта или задачи. Это поможет вам определить, какая информация и задачи являются наиболее важными и требуют большего внимания.
- Установите рамки: Определите максимальный объем информации и задач, с которыми вы можете эффективно работать. Установите лимиты для себя и придерживайтесь их, чтобы избежать перегрузки информацией.
- Организуйте информацию: Используйте систему организации информации, которая наиболее удобна для вас. Это может быть система файлов и папок на компьютере, использование электронных таблиц или специализированных программ управления проектами.
- Установите регулярные обзоры: Проводите регулярные обзоры вашего дела, чтобы оценить его толщину и внести необходимые изменения. Удалите ненужную информацию и задачи, обновите приоритеты и добавьте новые задачи при необходимости.
Преимущества правильной толщины дела
Определение правильной толщины дела может принести несколько преимуществ:
- Улучшение производительности: Правильная толщина дела позволяет сосредоточиться на наиболее важных задачах и информации, что улучшает производительность и эффективность работы.
- Снижение стресса: Избегание перегрузки информацией и задачами помогает снизить уровень стресса и улучшить общее самочувствие.
- Более точные решения: Сокращение объема информации позволяет более точно анализировать и принимать решения, так как вы можете уделить больше внимания каждому аспекту.
- Лучшая организация: Определение правильной толщины дела помогает лучше организовать информацию и задачи, что упрощает их управление и поиск.
Заключение
Определение правильной толщины дела является важным аспектом эффективного управления временем и достижения успеха в работе. Определение оптимальной толщины дела помогает установить баланс между достаточным количеством информации и избеганием перегрузки, что приводит к улучшению производительности, снижению стресса и принятию более точных решений.
Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив
Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.
1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
1.1. Основные требования к формированию дел
1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.
Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.
1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
— подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству;
— включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;
— группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;
— документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;
— запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления).
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
1.2. Группировка различных категорий документов
1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
2.1. Основные требования к оформлению дел
2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);
— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);
— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);
— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);
— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6).
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )
2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.
2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.
2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )
2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.
2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).
2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )
2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.
2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.
2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения:
— порядковый номер документов в деле;
— заголовок (краткое содержание) документов;
— индекс (регистрационный номер) документов;
— номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.
2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.
2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )
2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).
2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных листов и пропущенных номеров;
— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )
2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .
На обложке дела указываются:
— наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;
— номер дела (тома) по номенклатуре дела;
— дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела.
2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.
2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.
2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *.
* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган)
2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:
— для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;
— для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого последнего входящего или исходящего документа;
— датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;
— датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.
Даты приложения к документам не принимаются во внимание.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».
2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела ( п. 2.5).
2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.
2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.
2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.
3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования.
3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.
3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника.
3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения).
3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке.
Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается.
3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.
4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел ( приложение 4 ).
4.2. Описи дел составляются отдельно на:
— дела постоянного хранения;
— дела временного хранения;
— дела по личному составу.
4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером.
4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи.
4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации.
4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.
4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.
4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.
4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство.
4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.
5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям ( раздел 4 настоящего Порядка).
5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.
5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.
5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.
5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.
6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ — это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.
Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц — источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.
6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.
6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
— наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;
— обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.
Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.
6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.
На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.
Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.
Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.
6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).
Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа — это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.
6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:
— запись на машинные носители (при необходимости — перезапись на новые носители);
— проверка технического состояния;
— подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов);
— непосредственная передача электронных документов в архив организации.
6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.
Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.
Приложение 1
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела
Какой должна быть толщина дела
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.
Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
6) по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.
В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
2) нумерацию страниц в деле;
3) составление заверительной надписи дела;
4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;
5) подшивку или переплет дела;
6) внесение необходимых изменений в обложку дела.
На обложке дела указываются реквизиты:
1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);
2) наименование структурного подразделения;
3) номер (индекс) дела;
4) заголовок дела;
5) дата дела (тома, части);
6) количество листов в деле;
7) срок хранения дела;
8) архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);
3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;
4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;
5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.
Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.
Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Оформление рефератов
Оформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым
8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов
4.3.5. Оформление сделки
4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
5.2. Документальное оформление
5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября
Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах и формирование заявок»
Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах и формирование заявок» Данный подпроцесс включает в себя четыре основных этапа:• формирование потребности в ТМЦ/работах/услугах;• подготовка и оформление заявки заказчиком, согласование заявки на
1.2. Оформление сделок
1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
3.4. Оформление отпусков
3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
2.4. Оформление результатов проверки
2.4. Оформление результатов проверки В соответствии с положениями ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» по
2.5. Оформление трудовой книжки
2.5. Оформление трудовой книжки На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае, если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной
4.1. Оформление отпуска
4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными
2.6.4. Оформление отпуска
2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:• должность и фамилия, имя, отчество руководителя,
Глава 3 Таможенное оформление
Глава 3 Таможенное оформление 3.1. Понятие таможенного оформления Все товары и транспортные средства, перемещаемые через таможенную границу РФ, подлежат таможенному оформлению и таможенному контролю в порядке и на условиях, предусмотренных ТмК РФ.Под таможенным
1.1. Оформление реквизитов
1.1. Оформление реквизитов Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях
Размер и оформление резюме
Размер и оформление резюме Основное достоинство резюме – краткость. Инвестор должен прочитать его не более чем за пять минут. Следовательно, объем резюме не превышает двух-трех страниц. Приемлемым считается и резюме, изложенное на одной странице. Резюме должно быть
Шрифтовое оформление
Шрифтовое оформление Арт-директор должен не только тщательно выбирать цвета, но и разрабатывать шрифтовой оформление рекламы, т. е. внешний вид печатных текстов с точки зрения шрифтового стиля и размера букв. В большинстве случаев хорошее использование шрифтов не
Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле?
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно. Но что если дело в электронном виде?
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно – чтобы папки были удобными в работе, «подъёмными» и примерно равными по объёму. Сохраняется ли требование, если дело ведётся в электронном виде?
В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам
Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде. Она задумалась: «На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов. Делается это для проверки комплектности. Но как быть с документами в электронном виде?». И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении? Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел? Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них?
В общем, вопросов очень много. К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены Приказом №71 Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года.
Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения».
Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела. Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в долговременный архив. Подробная информация по теме – в статье ECM-Journal.
Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел. Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность. В Правилах делопроизводства 2019 года используется новый термин – «электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе».
Какой должна быть толщина дела
Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1986. — С. 33-34.. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» См.: ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. — М., 1985..
На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:
наименование структурного подразделения;
дата дела (на данном этапе — год);
срок хранения и статья по перечню.
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т. п.
Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например, на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела — эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.
Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:
Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);
Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.
Формирование дел включает в себя:
получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, — это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе;
расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний -в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:
распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;
переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;
утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.
Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona».
В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. Методическое руководство за правильностью формирования осуществляют служба ДОУ, ведомственный и государственные архивы.
Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.
Контрольные вопросы и задания
1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.
2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения? Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.
3. Когда дело считается заведенным?
4. Что включает в себя формирование дела?
5. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.
6. Какие папки рекомендуется использовать для формирования документов в дела в течение делопроизводственного года?
7. Кто занимается формированием документов в дела в организации?
8. В каких случаях внутреннюю опись дела заполняют одновременно с подшивкой документа в дело?
Похожие публикации:
- Cgft 6 speed auto gft ps195 что за коробка
- Как подключить магнитолу в гараже
- Как прописать ключ бмв х3 е83
- Как снять подстаканник ауди а6 с5
Какой должна быть толщина дела
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:
Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:
Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:
Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:
Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:
Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) раздельно группируются:
документы постоянного и временного сроков хранения;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002г., составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. — к 2001г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов — в деле последнего года.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.
Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом —
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Какой должна быть толщина дела
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
https://amdy.su/wp-admin/options-general.php?page=ad-inserter.php#tab-8
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Текущее хранение документов: порядок формирования дел
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Приложение 11. Порядок формирования архивных документов в единицы хранения (дела)
1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
— помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— помещать приложения вместе с основными документами;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
— помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
— не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
— по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
5. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
6. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
7. Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.
Правовые акты по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации, группировать в дела отдельно. Например, правовые акты о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Информация об изменениях:
Пункт 10 изменен с 3 августа 2018 г. — Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р
10. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации города Оренбурга, ее органов или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
12. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
13. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
С момента заведения и до передачи в архивохранилище органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
Информация об изменениях:
Пункт 14 изменен с 3 августа 2018 г. — Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р
14. Руководители органов Администрации города Оренбурга и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
15. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
16. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
— создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
— проверка наличия и состояния документов и дел;
— соблюдение порядка выдачи дел.
17. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
18. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.
| Форма номенклатуры дел органа администрации города Оренбурга | Приложение 12. >> Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения |
| Содержание Распоряжение администрации города Оренбурга от 19 января 2018 г. N 5-р «Об утверждении Регламента делопроизводства в. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Похожие публикации:
- E0209 sentinel key not found как исправить
- Как закрепить обозреватель решений справа в visual studio
- Как снять жабо на рено флюенс
- Сколько хранится торт с кремом чиз