Какие элементы управления могут быть добавлены в отчет

Управленческий отчет: вид, форма и порядок составления

Управленческий отчет нужен для собственников и топ-менеджеров, иногда может быть интересен и для внешних инвесторов. Он дает представление о реальных финансовых результатах компании. Основываясь на его данных, руководители принимают решения о стратегии дальнейшего развития фирмы.

Вид управленческой отчетности не регламентируется: поскольку цели и задачи компаний отличаются, то и форму отчетов выбирают в соответствии с ними. Чаще всего их составляют на основе стандартных финансовых форм, убирая или заменяя отдельные пункты, в зависимости от потребностей пользователей отчетности.

В этой статье разбираем, зачем нужна управленческая отчетность и основные виды отчетов, используемые для нее:

• Проблемы, которые помогает диагностировать и вовремя решить управленческий учет
• Виды управленческих отчетов
• Отчет о доходах и расходах
• Отчет о движении денежных средств
• Управленческий баланс
• Отчет о финансовых результатах

Проблемы, которые помогает диагностировать и вовремя решить управленческий учет

Ольга Целуйко, экономист, налоговый консультант, владелец и руководитель Alexa Consulting, автор Telegram-канала о налогах.

Управленческие отчеты предназначены, как правило, для владельцев и руководителей предприятия. На основе таких отчетов принимаются управленческие решения. Одним из важнейших показателей эффективной работы предприятия является прирост собственного капитала. Именно в этом показателе владелец обычно видит смысл заниматься бизнесом вместо альтернативного (безрискового) вложения денег.

На основе анализа управленческой отчетности можно своевременно выявить и оперативно определить пути решения таких проблем:

• недостаток оборотного капитала;
• неплатежеспособность контрагентов;
• недостаток оборотных средств, который повлечет кассовые разрывы;
• снижение прибыли из-за валютных рисков;
• низкая рентабельность бизнеса.

Виды управленческих отчетов

Для управленческих целей можно взять за основу многие финансовые отчеты:

Однако на практике чаще всего применяют всего несколько из них: управленческий баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. Об использовании этих отчетов в финансовой отчетности рассказывала Наталья Остапюк, тьютор Финансовой Академии Актив. А здесь сделаем акцент на их применении в управленческом учете.

Отчет о доходах и расходах

Его еще называю отчет о прибылях и убытках — ОПУ. С помощью ОПУ анализируют результаты работы фирмы и эффективность применяемой бизнес-модели. В него включают показатели, на основе которых оценивают прибыльность компании. Это может быть валовый, операционный или маржинальный доход, показатели EBITDA или EBIT, чистая прибыль.

Итоговый управленческий отчет создают на основе первоначального планового финансового отчета. При этом анализируют разницу между запланированными и полученными результатами. А во время представления результатов объясняют руководителю, по каким причинам возникли расхождения и что делать, чтобы оптимизировать работу в будущем.

С помощью ОПУ можно:

• оценить рентабельность и развитие компании;
• определить, из-за чего уменьшилась прибыль;
• вовремя узнать о возможных кассовых разрывах, чтобы подготовиться и минимизировать их последствия.

ОПУ необходимо периодически корректировать в зависимости от запланированных платежей.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Отчет показывает, какие поступления и расход средств планировали и что получили по факту.

Состоит из трех групп данных, собранных по видам денежных потоков:

• операционные — это доходы от продажи продуктов и услуг, сдачи объектов в аренду, расходы на заработную плату, оплату текущих услуг, налоговые платежи;
• инвестиционные — потоки, связанные с внеоборотными активами: вложения в инновационные разработки, деятельность на фондовой бирже, предоставление займов;
• финансовые — сюда относят средства от привлеченного финансирования: вклады, дивиденды или продажа акций и прочее.

После план-фактного анализа ОДДС можно:

• понять, сколько денежных средств в месяц необходимо компании, и ограничивать их остаток на конец месяца, чтобы сохранить платежеспособность компании в следующем на случай непредвиденных ситуаций;
• прогнозировать денежные потоки будущих периодов;
• провести классификацию расходов компании.

Управленческий баланс

Управленческий баланс составляют после ОПУ и ОДДС на их основе. В нем показывают кредиторскую и дебиторскую задолженность, величину налоговых отчислений, степень незавершенного производства.

С помощью управленческого баланса можно:

• рассчитать показатели финансового состояния компании, причем на любую требуемую дату;
• рассчитать долю собственного и заемного капитала в структуре компании;
• определить процент задолженности компании и источники финансирования.

Три перечисленных отчета раскрывают финансовые показатели с разных сторон и дополняют друг друга, поэтому их составляют в комплексе.

Отчет о финансовых результатах

Он строится по форме № 2 и в показывает реальные доходы и расходы компании. Для управленческих целей какие-то строки можно убрать или объединить, а другие расписать более подробно.

На основе анализа отчета можно принимать решение об отказе от производства нерентабельных товаров и сокращении продуктовой линейки, или об изменении цен на продукцию.

Ольга Целуйко, экономист, налоговый консультант, владелец и руководитель Alexa Consulting, автор Telegram-канала о налогах.

Приведу пример годового финансового управленческого отчета, построенного на базе стандартных финансовых отчетов предприятия по формам № 1 и № 2.

Балансовые статьи в таком отчете надо располагать так, чтобы в результате видеть размер собственного капитала. Величину финансового результата, которая показывает, за счет чего компания получает прибыль или убыток, показывают в отчете по форме № 2.

То есть такая форма помогает сформировать отчет с акцентом на ключевой для собственников финансовый показатель — изменение размера собственного капитала.

Итоги

Теперь у вас есть пример форм, по которым можно создавать управленческие отчеты.

Еще раз напомним, что здесь показаны не единственно возможные варианты. Комплект документов, применяемый для управленческого учета может изменяться. Его состав зависит от требований собственников, задач бизнеса и уровня финансового контроля в компании.

Если вы хотите досконально разобраться в тонкостях управленческого учета и стать финансистом широкого профиля, приглашаем вас на комплексный курс «Профессиональный финансовый менеджер». В его программу входят знания по двум направлениям: финансовый менеджмент и управленческий учет. После окончания учебы вы сможете получить три международных диплома британского института IPFM.
Первый модуль курса доступен бесплатно!

Общие сведения об элементах управления

В этой статье описаны различные типы элементов управления, доступных в Access. Элементы управления — это части формы или отчета, которые используются для ввода, изменения или отображения данных.

Типы управления

Вот список типов управления, которые можно использовать в классических базах данных Access.

Тип управления

Используйте текстовые поля для отображения текстовых полей, чисел, дат, времени и полей memo. Текстовое поле можно связать с одним из полей в таблице или запросе. Если вы разрешили обновление текстового поля, связанного с полем, можно изменить значение поля в таблице или запросе, введите новое значение в текстовое поле. Вы также можете использовать текстовое поле для отображения вычисляемой информации.

Используйте элементы управления меткой, содержащие фиксированный текст. По умолчанию элементы управления, которые могут отображать данные, автоматически прикреплены к элементу управления «Метка». Эта команда используется для создания автономных меток заголовков и инструкций для формы.

Используйте элементы управления кнопками для активации макроса или Visual Basic макроса. Можно также указать адрес гиперссылки, который будет запускать Access при нажатии кнопки.

Набор вкладок

С помощью элементов управления вкладками можно создать на форме ряд страниц вкладок. Каждая страница может содержать ряд других элементов управления для отображения информации. Набор вкладок работает так же, как многие диалоговые окна вариантов или окна свойств в Access. Когда пользователь щелкает другую вкладку, Access отображает элементы управления, содержащиеся на ней.

Используйте параметр «Ссылка/гиперссылка», чтобы добавить гиперссылки в поле управления наклейками на бланке формы. Эта гиперссылка может содержать URL-адрес, который указывает на расположение в Интернете, локальной интрасети или на локальном диске. Оно также может использовать имя файла UNC, чтобы указать на файл на сервере в локальной сети или на локальных дисках компьютера. Ссылка может наказать на файл, который является веб-страницей или даже другим объектом в текущей базе данных. При нажатии этой кнопки в группе «Элементы управления» на ленте открывается диалоговое окно «Вставка гиперссылки».

Используйте веб-браузер для отображения содержимого веб-страниц непосредственно в форме. С помощью веб-браузера можно отобразить, например, карту адреса из таблицы. Его можно привязать к полю в источнике записей формы, используя свойство «Данные». Обратите внимание на то, что в разделе «Подробности» непрерывной формы нельзя использовать связанный веб-браузер.

Элементы управления веб-браузером доступны в Access 2010 и более новых версиях.

С помощью навигационного управления можно легко переходить к различным формам и отчетам в базе данных. Навигационное управление обеспечивает интерфейс, аналогичный интерфейсу веб-сайтов с кнопками и вкладками для навигации по веб-сайту. Обратите внимание на то, что в разделе «Подробности» непрерывной формы нельзя использовать навигационный контроль.

Элементы управления навигацией доступны в Access 2010 и более новых версиях.

Группа вариантов

С помощью групп вариантов можно использовать один или несколько кнопок, кнопок и флажков. (Описание этих элементов управления см. далее в этой таблице.) Каждой кнопке или квадратику, включаемой в группу, можно назначить отдельное числовые значения. Если в группе несколько кнопок или квадратов, можно выбрать только одну кнопку или квадратику, а значение, назначенное этой кнопке или квадратику, станет значением группы вариантов. Если вы неправильно нажали одно и то же значение для более чем одной кнопки или флажка, то при нажатии любой из них будут выделены все кнопки или флажки с одинаковым значением. Вы можете выбрать одну из кнопок или флажков в группе в качестве значения по умолчанию для группы. При привязке группы вариантов к полю в основном запросе или таблице можно установить новое значение в поле, настроив кнопку или квадратику в группе.

Разрыв страницы

Разрыв страницы можно использовать для разных страниц много страниц.

Поле со списком

Поле со списком используется для хранения списка возможных значений и редактируемого текстового окна. Чтобы создать список, можно ввести значения для свойства «Источник строк» в поле со списком. Вы также можете указать таблицу или запрос в качестве источника значений в списке. Access отобразит выбранное значение в текстовом поле. Если щелкнуть стрелку справа от поле со списком, Access отобразит значения в списке. Выберите новое значение в списке, чтобы сбросить его. Если поле со списком привязать к полю в таблице или запросе, его можно изменить, выбрав новое значение в списке. Если поле со списком привязать к полю с несколькими значениями, access отобразит список с флажками, позволяющими пользователю выбрать несколько значений. Вы можете привязать несколько столбцов к списку, а также скрыть один или несколько столбцов в списке, установив для ширины столбца 0. Фактическое значение в этом столбце можно связать со скрытым столбцом. При закрытии списка из нескольких столбцов Access отображает значение в первом столбце, ширина которого превышает 0. При его отображике в Access отображаются все столбцы, не шириной в ширину.

Для улучшения внешнего вида формы или отчета используйте линию.

Кнопка перекл.

С помощью элементов управления кнопками можно удерживать нажатыми значения «Вкл.», «Истина», «Ложь» и «Да/нет». Когда вы нажимаете кнопку, ее значение становится -1 (для представления «Вкл.», «Истина» или «Да»), а кнопка отображается с нажатой кнопкой. Снова нажмите кнопку, и ее значение станет 0 (для представления «Выключено», «Ложь» или «Нет») и снова станет обычным. Вы можете включить в группу вариантов кнопку и присвоить этой кнопке уникальное числное значение. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при нажатии новой кнопки-параметра в этой группе будут сдвечены все ранее выбранные в ней кнопки- или флажки (если только другие кнопки и флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете кнопку-значение к полю в таблице или запросе, его значение можно будет с помощью этого переукрепить.

Список содержит список возможных значений для этого списка. Чтобы создать список, можно ввести значения в свойстве «Источник строк» списка. Вы также можете указать таблицу или запрос в качестве источника значений в списке. Списки всегда открыты, а Access выделяет выбранное в нем значение. Вы выбираете новое значение в списке, чтобы сбросить значение в этом списке. Если список привязать к полю в таблице или запросе, можно изменить его значение, выбрав новое значение в списке. Если список привязать к полю с несколькими значениями, Access отобразит список с флажками, чтобы разрешить пользователю выбирать несколько значений. Вы можете привязать несколько столбцов к списку, а также скрыть один или несколько столбцов в списке, установив для ширины столбца 0. Фактическое значение в этом столбце можно связать со скрытым столбцом. Access отобразит все столбцы, не ширину ячеок в пределах задаваемой ширины. Если список является непустим, можно разрешить пользователю выбирать в нем несколько значений (список, также называемый списком с множественным выбором).

Прямоугольник

С помощью прямоугольника можно добавить к форме заполненные или пустые прямоугольники, чтобы улучшить ее внешний вид. Например, с помощью этого средства можно визуально сгруппизировать различные элементы управления.

Используйте поле со значением «поле с квадратиконом», чтобы удерживать на удержание значение «включительно», «истина», «ложь» или «да/нет». При выборе квадрата его значение становится -1 (для представления значений «М», «Истина» или «Да»), а в поле появится отметка. Снова выберите этот квадрат, и его значение станет 0 (для представления «Выключено», «Ложь» или «Нет»), а он исчезнет. Вы можете включить его в группу вариантов и назначить ему уникальное числовые значения. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при выборе нового флажка в ней будут сдвечены все ранее выбранные кнопки, параметры и флажки (если только другие кнопки и флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете его к полю в таблице или запросе, его значение можно будет активировать, щелкнув его.

Unbound Object Frame

С помощью неподдержки фрейма объекта можно добавить объект из другого приложения, поддерживающие связывание и embedding (OLE). Объект становится частью формы, а не данными из таблицы или запроса. Для улучшения формы можно добавлять рисунки, звуки, диаграммы и слайды. Если объект является диаграммой, можно указать запрос в качестве источника данных диаграммы, а также связать отображение диаграммы с текущей записью в форме по одному или несколько значений полей.

С помощью управления вложения привяжете его к полю вложения в данных. Его можно использовать, например, для отображения рисунка или вложения других файлов. В представлении формы этот поле представляет диалоговое окно «Управление вложениями», в котором можно вложение, удаление и просмотр нескольких файлов вложений, сохраненных в поле.

Кнопка «Параметры»

Удерживайте нажатой кнопку, значение истина/ложь или значение «да/нет» с помощью кнопок (иногда называется «кнопка»). При выборе option button его значение становится -1 (для представления on, true или yes), а в центре кнопки появляется заполненный круг. Снова выберите кнопку, и ее значение станет 0 (для представления «Выкл.», «Ложь» или «Нет») и круг исчезнет. Вы можете включить в группу вариантов кнопку и присвоить этой кнопке уникальное числное значение. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при нажатии новой параметрной кнопки в ней будут сдвечены все ранее выбранные кнопки, параметры и флажки (если только другие кнопки или флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете кнопку параметра к полю в таблице или запросе, его значение можно будет с помощью этого параметра.

Подчиненная форм/подчиненная формы

С помощью подчиненной формы или отчета можно встраить другую форму или отчет в текущую форму. Подчиненную форму или ветвь можно использовать для показа данных из таблицы или запроса, связанного с данными в основной форме. Access сохраняет связь между основной и подчиненной формами или в подчиненном подчиненном для вас виде.

Рамка связанного объекта

Используйте связанную рамку объекта для отображения и изменения поля объекта OLE из данных. Access может отображать большинство рисунков и графиков непосредственно в форме. Для других объектов Access отображает значок приложения, в котором он был создан. Например, если это звуковой объект, созданный в звуковых записях Windows, на форме будет значок динамика.

Изображение

С помощью этого управления можно разместить статическое изображение в форме. Изменить рисунок в форме невозможно, но Access сохраняет его в формате, который очень эффективн для скорости и размера приложения. Если вы хотите использовать рисунок в качестве фона формы, можно настроить ее свойство Picture (Рисунок).

С помощью диаграммы можно добавить диаграмму на сетку формы. При нажатии этой кнопки и размещении в форме этого средства запускается мастер диаграмм, в котором вы сможете сделать все необходимое для создания диаграммы.

Чтобы открыть ActiveX, в котором показаны все ActiveX, установленные в системе, используйте кнопку ActiveX элементов управления. Вы можете выбрать один из элементов управления и нажать кнопку ОК, чтобы добавить его на бланк формы. Не все ActiveX работают с Access.

Связывание с помощью элементов управления

Элементы управления могут быть связанными, ненадежами или вычисляться.

• Связанный элемент управления. Это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Связанные элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Например, текстовое поле с фамилией сотрудника может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
• Свободный элемент управления. Свободными называются элементы управления, которые не имеют источника данных (такого как поле или выражение). Для отображения сведений, рисунков, линий или прямоугольников используются элементы управления. Например, метка с названием формы является свободным элементом управления.
• Вычисляемый элемент управления. Это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать в качестве источника данных для элемента управления, определив выражение. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и + ), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75).

= [Цена за единицу] * 0,75

Выражение может использовать данные из поля в таблице или запросе формы или отчета либо данные из другого управления в форме или отчете.

Примечание: Вычисления также можно выполнять в таблицах путем добавления вычисляемого поля или в запросы путем ввода выражения в строку «Поле» сетки запроса. После этого формы и отчеты можно привязать к этим таблицам или запросам, а вычисления появятся в формах или отчетах, не создав вычисляемую форму.

При создании формы или отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и расположить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большую часть элементов управления объекта. После этого вы можете добавить незаполненые и вычисляемые элементы управления с помощью инструментов в группе «Элементы управления» на вкладке «Конструктор» в представлениях «Макет» и «Конструктор».

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Вы можете создать поле, привязанное к выбранному полю, перетащив его из области «Список полей» в форму или отчет. В области Список полей отображаются поля базовой таблицы или запроса формы. Чтобы отобразить область «Список полей», откройте объект в макете или конструкторе, а затем на вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку «Добавить поля». Если дважды щелкнуть поле в области «Список полей», Access добавит в объект соответствующий тип соответствующего поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к полю, введя его имя в сам объект (если он открыт в конструкторе) или в поле свойства «Control Source» на его листе свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат. Чтобы отобразить или скрыть лист свойств, нажмите F4.

Связанные элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

• Access автоматически добавляет в присоединенную метку элемента управления имя поля (или подпись, определенную для него в базовой таблице или запросе), поэтому вам не придется вводить в нее данные самостоятельно.
• Access автоматически задает ряд свойств элемента управления на основе свойств поля в базовой таблице или запросе (таких как Формат, Число десятичных знаков и Маска ввода).

Если вы уже создали свободный элемент управления и хотите связать его с полем, укажите имя такого поля в поле свойства Данные элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные поместите курсор в раскрывающийся список свойств и нажмите клавишу F1.

Создание простого отчета

В этой области можно создавать различные отчеты в Access от простых до сложных. Для начала продумайте источник записей отчета. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сводкой продаж по регионам, необходимо сначала определить, какие поля содержат нужные данные и в каких таблицах или запросах они находятся.

После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.

В этой статье

• Выбор источника записей
• Создание отчета с помощью средства «Отчет»
• Создание отчета с помощью мастера отчетов
• Создание наклеек с помощью мастера наклеек
• Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
• Разделы отчета
• Элементы управления
• Доработка отчета в режиме макета
• Доработка отчета в режиме конструктора
• Добавление элементов управления в отчет
• Сохранение работы
• Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
• Просмотр отчета
• Печать отчета
• Отправка отчета по электронной почте

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

• На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
• Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
3. Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

• На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».
• В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.
• По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
• С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор можно добавить в отчет логотип компании, название, номера страниц, дату и время.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:

• Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
• Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
• Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.
• Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
• Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
• Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
• Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

• Связанный элемент управления —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
• Свободный элемент управления —это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
• Вычисляемый элемент управления — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75): = [Цена за единицу] * 0,75 Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. После этого вы можете добавить свободные и вычисляемые элементы управления с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы вывести область Список полей, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

• Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
• Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову «ControlSource» в справочной системе.

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.
• Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля.
• Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Добавление поля из области »Список полей»

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например связанный элемент управления «Текстовое поле», который создается при добавлении в отчет поля из области «Список полей». Многие другие элементы управления можно создать в конструкторе с помощью инструментов в группе «Элементы управления» на вкладке «Конструктор».

Определение имени средства

• Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе «Элементы управления»

1. Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать его, нажмите кнопку » «.
2. Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.
3. Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:
   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
   2. Наведите указатель мыши на край элемента управления и удерживайте его, пока указатель не примет вид четырехсторонней стрелки .
   3. Перетащите элемент управления в нужное место.

   В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

   Отображение страницы свойств

   Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

   • На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Окно свойств.
   • Нажмите клавишу F4.

   Сохранение документа

   Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

   Сохранение макета отчета

   • Щелкните «Файл>«Сохранить» или нажмите CTRL+S. Также можно нажать кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа.
   • Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

   Сохранение макета отчета под новым именем

   • Если вы используете Access 2013 или более поздней версии, выберите Файл >Сохранить как >Сохранить объект как. Если вы используете Access 2010, выберите Файл >Сохранить объект как.
   • В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта «Отчет» в, а затем нажмите кнопку ОК.

   Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте

   Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

   Просмотр отчета

   Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

   • Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
   • Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
   • Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.

   Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

   Просмотр в режиме отчета

   Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

   Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

   Работа с данными в режиме отчета

   В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

   1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
   2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
   3. Сочетание клавиш: CTRL+C.

   Отображение только нужных строк с помощью фильтров

   В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец «Страна/регион» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия:

   1. В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.
   2. Выберите команду Равно «Канада».

   Access создаст и применит фильтр.

   Включение и отключение фильтров

   Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

   Удаление фильтра

   1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
   2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

   Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

   Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

   Предварительный просмотр отчета

   Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

   Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

   1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.

   2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.

   3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.

   4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.

   5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.

   В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

   Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

   • На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
   • Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в shortcut-меню пункт «Макет» или «Конструктор».

   Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

   Печать отчета

   Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

   Изменение параметров страницы

   1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
   2. На вкладке «Предварительный просмотр» в группах «Разметка страницы» и «Размер страницы» выберите вариант » или «Альбомная «, чтобы настроить ориентацию страницы, «Размер для настройки размера бумаги «Поля» для настройки полей и так далее.
   3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

   Отправка отчета на принтер

   1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
   2. На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать. Откроется диалоговое окно Печать.
   3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
   4. Нажмите кнопку ОК.

   Отправка отчета по электронной почте

   Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

   1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
   2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
   3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
   4. В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

   Использование элементов управления формы на Excel

   Microsoft Excel содержит несколько элементов управления для листов диалогов, которые удобно использовать для выбора элементов из списка. Примерами элементов управления могут быть списки, поля со списком, счетчики и полосы прокрутки.

   Дополнительные сведения об элементе управления формы в Excel см. в ActiveX формах и формах.

   Дополнительные сведения

   Ниже покажем, как использовать списки, поля со списком, счетчики и полосы прокрутки. В примерах используются те же список, ссылка на ячейку и функция Индекс.

   Включить вкладку «Разработчик»

   Чтобы использовать элементы управления формы Excel 2010 и более поздних версий, необходимо включить вкладку Разработчик. Для этого выполните указанные ниже действия.

   1. Откройте вкладку Файл и выберите команду Параметры.
      
   2. Нажмите кнопку Настроить ленту в области слева.
      
   3. В правой области Основные вкладки выберите разработчик и нажмите кнопку ОК.

   Чтобы использовать элементы управления формы Excel 2007, необходимо включить вкладку Разработчик. Для этого выполните указанные ниже действия.

   1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем — Параметры Excel.
      
   2. Щелкните Популярные,выберите вкладкуПоказать вкладку «Разработчик» на ленте и нажмите кнопку ОК.
      

   Настройка списка, ссылки на ячейку и индекса

   1. Введите на новый таблицу следующие элементы в диапазоне H1:H20: H1: ОльговСкие о-ва H2: VCR H3 : Desk H4 : Ольга H5 : Автомобиль H6 : Компьютер-автомат H7 : Rocket Launcher H8 : велосипед H9 : Телефон H10: Сша H11: Конфеты H12: динамики H13: дресс H14: Одея H15: Dryer H16: Гоголев H17: сухи H18: набор инструментов H19: VCR H20: жесткий диск
   2. В ячейке A1 введите следующую формулу:

   Пример списка

   1. Чтобы добавить список в Excel 2007 и более поздних версиях, на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Вставить, а затем в группе Элементы управления формы выберите элемент Форма списка (элемент управления).

   
   Чтобы добавить список в Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Список на панели инструментов Формы. Если панель инструментов Формы не отображается, найдите в меню Вид пункт Панели инструментов и выберите пункт Формы.

4. Щелкните место на листе, где должен отображаться левый верхний угол списка, и перетащите его в то место, где должен быть нижний правый угол списка. В этом примере создайте список для ячеек B2:E10.
5. В группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
   
6. В окне Формат объекта введите следующие данные и нажмите кнопку ОК.
   1. Чтобы указать диапазон для списка, введите H1:H20 в поле Диапазон ввода.
   2. Чтобы поместить число в ячейку G1 (в зависимости от того, какой элемент выбран в списке), введите G1 в поле Связь с ячейкой.

   Примечание: Формула ИНДЕКС() использует значение в G1 для возврата правильного элемента списка.

   Примечание: Параметры Multi и Extend полезны только при использовании процедуры Microsoft Visual Basic для приложений для возврата значений списка. Обратите внимание также на то, что при этом к списку добавляется объемный вид.

   

В списке должен отображаться список элементов. Чтобы использовать список, щелкните любую ячейку, чтобы он не был выбран. Если щелкнуть элемент в списке, ячейка G1 будет обновлена на число, которое указывает положение элемента, выбранного в списке. Формула ИНДЕКС в ячейке A1 использует это число для отображения имени элемента.

Пример «Поле со combo»

1. Чтобы добавить поле со полем со Excel 2007 и более поздних версий, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить ивыберите поле со полем со полем в области Элементы управления формы.

Чтобы добавить поле со Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Поле со полем со полем на панели инструментов Формы.

Щелкните место на листе, где должен отображаться левый верхний угол списка, а затем перетащите поле со списком в то место, где должен быть нижний правый угол списка. В этом примере создайте поле соbo, которое охватывает ячейки B2:E2.

Щелкните правой кнопкой мыши поле со полем и выберите форматирование.

Введите следующую информацию и нажмите кнопку ОК.

1. Чтобы указать диапазон для списка, введите H1:H20 в поле Диапазон ввода.
2. Чтобы поместить число в ячейку G1 (в зависимости от того, какой элемент выбран в списке), введите G1 в поле Связь с ячейкой.

Примечание: Формула ИНДЕКС использует значение в G1 для возврата правильного элемента списка.

Примечание: При желании не может быть затенение. Она добавляет трехмерный вид в поле со полем со структурой.

В поле со списком должен отображаться список элементов. Чтобы использовать поле со полем со ссылкой или полем со ссылкой, щелкните любую ячейку, чтобы объект не был выбран. При щелчке элемента в поле со списком или в поле со списком ячейка G1 обновляется на число, которое указывает на положение в списке выбранного элемента. Формула ИНДЕКС в ячейке A1 использует это число для отображения имени элемента.

Пример счетчика

1. Чтобы добавить счетчик в Excel 2007 и более поздних версиях, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить ив области Элементы управления формынажмите кнопку Счетчик.

Чтобы добавить счетчик в Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Счетчик на панели инструментов Формы.

Щелкните место, где должен отображаться левый верхний угол счетчика, и перетащите его в то место, где должен быть нижний правый угол счетчика. В этом примере создайте счетчик, который охватывает ячейки B2: B3.

Щелкните правой кнопкой мыши счетчик и выберите форматирование.

Введите следующую информацию и нажмите кнопку ОК.

1. В поле Текущее значение введите 1.

Это значение управляет приращением текущего значения при счетчике.

Чтобы поместить число в ячейку G1 (в зависимости от того, какой элемент выбран в списке), введите G1 в поле Связь с ячейкой.

Щелкните любую ячейку, чтобы счетчик не был выбран. При нажатии на счетчик элемента управления вверх или вниз ячейка G1 обновляется на число, которое указывает текущее значение счетчика плюс или минус добавочная смена счетчика. Это число затем обновляет формулу ИНДЕКС в ячейке A1 для показа следующего или предыдущего элемента.

Пример scroll bar

1. Чтобы добавить полоса прокрутки в Excel 2007 и более поздних версиях, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить ив области Элементы управления формы выберите элемент Полоса прокрутки.

Чтобы добавить в Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Scroll Bar на панели инструментов Формы.

Щелкните место, где должен отображаться левый верхний угол ручья, и перетащите его в то место, где должен быть нижний правый угол ручья. В этом примере создайте полосу прокрутки, которая по высоте охватывает ячейки B2:B6 и занимает около одной четвертой ширины столбца.

Щелкните правой кнопкой мыши прокрутку и выберите форматирование.

Введите следующую информацию и нажмите кнопку ОК.

1. В поле Текущее значение введите 1.

Это значение управляет тем, сколько чисел приращение текущего значения на панели прокрутки.

В поле Изменение страницы введите 5. Это значение управляет тем, насколько приращением будет текущее значение, если щелкнуть в окне прокрутки с обеих сторон окна прокрутки.

Чтобы поместить число в ячейку G1 (в зависимости от того, какой элемент выбран в списке), введите G1 в поле Связь с ячейкой.

Похожие публикации:

1. 0 2 литра это сколько грамм воды
2. Seatools for windows что это за программа
3. System event log где посмотреть
4. Как выходить в интернет с телефона