Как завершить задачу в битрикс 24

БП: Завершить задачу

Для владельцев коммерческих тарифов уже доступны от 2 до 10 приложений в рамках интеграционного пакета. Подробно изучить возможности полного каталога готовых решений Битрикс24 Маркет Плюс вы можете в бесплатном 15-дневном демо-режиме.

БП: Завершить задачу
По подписке
Установить
Информация
Опубликовано : 04.03.2022
Установок : 67
Другие приложения разработчика
Телефон.info
По подписке
По подписке
Именины в живую ленту
По подписке
БП: Расчёт доставки
По подписке
Долги контрагентов
По подписке
Заметки в CRM и телефонии
По подписке
БП: Смена ответственного у дел
По подписке
БП: Завершение дел по сущности CRM
По подписке
Отчет продаж по направлениям сделок
По подписке
Отчет по задачам с чек-листом
По подписке

Приложение «БП: Завершить задачу» добавляет робота и действие в конструктор бизнес-процессов, благодаря которому вы сможете закрыть задачу, зная ее ID.

После установки приложения в роботах и конструкторе бизнес-процессов появится действие «[БП: Завершить задачу] Завершить задачу». В нем нужно заполнить всего одно свойство — ID задачи.

Если вам нужно, чтобы задача закрывалась от лица какого-либо сотрудника, то просто поменяйте сотрудника в свойстве «Запускать от имени» на нужного вам.

Приложение работает на следующих тарифах Битрикс24:

Активити в редакторе бизнес-процессов:
— тариф «Профессиональный».

Робот:
— на любом коммерческом тарифе (на бесплатном тарифе лимит в 5 роботов).

Версия 1
Робот и действие бизнес-процесса для завершения задачи по ее ID.

По всем вопросам и предложениям можете обращаться на info@roboapps.ru

Стандартный процесс установки.
После установки в роботах и действиях бизнес-процессов появится действие «[БП: Завершить задачу] Завершить задачу»

Задачи и проекты в Битрикс24

Вебинар посвящен «Задачам и проектам» – функциональному инструменту «Битрикс24» с множеством гибких настроек. Расскажем, как настроить управление задачами и проектами и оптимизировать работу компании.

Рассмотрим новый инструмент «Эффективность», который позволяет объективно оценить работу каждого сотрудника в компании за определенный период. Как это сделать? Нужно проанализировать следующие показатели.

• «Всего в работе». Это все созданные либо закрытые задачи за текущий период, которые поставлены исполнителю и в которых он является соисполнителем.
• «Замечания к задаче». Это все просроченные задачи, поставленные исполнителю, а также те, в которых сотрудник является соисполнителем. Одна и та же задача может быть просрочена несколько раз – общее количество будет отображаться в «Замечаниях». Неисправленные задачи также будут переноситься в следующий период, исправить их можно либо завершив работу, либо продлив ее срок.
• «Средняя эффективность». Это отношение показателей «Замечания к задаче» и «Всего в работе».

Этот показатель можно использовать для построения KPI сотрудника или отдела. Также «Средняя эффективность» выводится в пункт «Руковожу», который виден руководителям в наглядной форме – можно сравнить эффективность работы каждого подчиненного. Опция доступна во всех тарифах.

Работа с задачами

Прежде чем рассматривать управление задачами и проектами, отметим, что в «Битрикс24» теперь можно легко менять темы оформления на свое усмотрение: использовать любые картинки (например, тематические, посвященные празднику, картинки-логотипы), личные фотографии и даже видеофайлы.

Итак, что такое работа с задачами и как это все выглядит в «Битрикс24». В рамках вебинара инструмент рассмотрен на примере самого популярного тарифа «Компания». Чтобы посмотреть все возможности управления проектами и задачами в режиме онлайн, следует включить демо-режим.

При создании «Битрикс24» по умолчанию открыт режим «Список» – следует перейти в режим «Мой план». Для удобства работы все задачи в «Битрикс24» делятся по ролям: постановщик, ответственный (один), соисполнитель (задача для таких сотрудников будет видна в CRM в пункте «Помогаю») и наблюдатели. У каждой роли находятся красные цифры – счетчики, которые говорят о том, что задача требует внимания (простроченные, не просмотренные, требующие контроля, без срока и т.д.).

В списке задач есть фильтр и поиск. Фильтр можно собрать по своему усмотрению и добавить необходимые поля. Поиск помогает найти нужную информацию, например, посмотреть все задачи для определенного сотрудника или по конкретному направлению.

Этапы создания задач

Чтобы добавить задачу, следует перейти в режим «Канбан» и нажать на синюю кнопку «Добавить задачу» либо сделать это из меню.

Открывается новая задача. Что можно заполнить в форме:

• Краткую тему задачи;
• Описание задачи (объем символов неограничен), отредактировав на свое усмотрение. К описанию можно приложить картинки, макеты, файлы. Также прямо в задаче можно создать документ, презентацию или таблицу с помощью Google Docs. Если в задаче имеется несколько подзадач, не требующих строго контроля, их можно внести в пункт «Чек-лист»;
• Ответственного (по умолчанию – специалист, который является постановщиком задачи);
• Постановщика;
• Соисполнителей;
• Наблюдателей;
• Крайний срок (дата и время дедлайна).

Этапы создания задач

При планировании времени можно использовать дополнительные настройки, отметив нужный пункт галочкой:

• разрешить ответственному менять крайний срок выполнения задачи;
• пропустить выходные и праздники (если они попадают в дедлайн, время на выполнение задачи будет автоматически продлено);
• принять работу после завершения задачи (постановщику задачи придет уведомление, когда задача будет завершена – нужно будет проверить правильность выполнения и нажать кнопку «Подтвердить»);
• Добавить в избранное (задача появится в соответствующем разделе);
• Добавить в план рабочего дня.

Отметить дополнительные настройки:

• привязать задачу к определенному проекту (задача появится в данном проекте, и все его участники будут видеть ее);
• поставить напоминание о задаче (по почте либо в «Битрикс24»);
• проставить теги для удобного поиска и фильтрации по задачам (например, искать задачи по определенной группе специалистов (юристы, бухгалтера);
• добавить пользовательские поля, например, бюджет;
• добавить стандартные поля (строка, дата, число, да/нет);
• добавить связанную задачу.

После сохранения внесенных изменений задача появится в «Канбане». Когда исполнитель начинает работу в задаче, постановщик получает соответствующее уведомление.

Поставить задачу и назначить ответственных может специалист, обладающий правами администратора (руководство). Штатный работник может поставить задачу только самому себе.

Как поставить задачу специалисту, которого нет в системе «Битрикс24», не приглашая его на портал?

1. По e-mail специалиста. Создаем новую задачу по описанному выше принципу, а в поле «Ответственный» вводим электронный адрес данного специалиста (если его нет, система предложит запомнить). Слева, рядом с заполненными личными данными, появляется конвертик, который свидетельствует о том, что специалист «почтовый», т.е. удаленный. Специалист получит письмо, оформленное в стилистике «Битрикс24», внутри которого находится кнопка «Перейти к задаче» – по ссылке откроется форма, аналогичная системной. Любые комментарии, ответы исполнителя, которые он отправляет по почте, будут отображаться в карточке задачи в «Битрикс24». Опция доступна на всех тарифах.
2. Межпортальные задачи. Задача ставится аналогичным образом: в графе «Ответственный» вводим имя и фамилию специалиста с другого портала, появится синяя кнопка «Искать в «Битрикс24» Network». Дальнейшие настройки аналогичны, специалист будет работать с задачей в своем портале. Опция доступна на всех платных тарифах.

Откуда еще можно поставить задачу?

• Из корпоративного чата. Если в чате идет обсуждение рабочих вопросов, задачу можно создать прямо из соответствующего сообщения: нажать на галочку возле него и отметить «Создать задачу». Задача создана – в карточке можно отредактировать необходимые данные, назначить соисполнителя и т.д.
• Из «живой ленты». Аналогичным образом можно создать задачу из комментария или сообщения в «живой ленте». К посту прикрепляются сообщение «Задача создана» и ссылка на нее.
• Из почты. В профиле пользователя есть два специальных адреса: пересылать письма и что с ними делать – создать сообщение в «живой ленте» или создать задачу. Нужно скопировать адрес из пункта «Создать задачу», один раз занести в почтовую программу. При пересылке письма на этот адрес по нему будет создаваться задача.
• Из чата с клиентом. Если подключены открытые линии и каналы «ВКонтакте», Facebook, можно создавать задачи из сообщений клиентов (задачи привязываются к диалогу с клиентом).

Режимы работы с задачами

1. «Мой план» – это сортировка задач по важности, например, по стадиям. Часть стадий установлена по умолчанию, но можно добавить свои через «+». В настройках можно выбрать цвет стадии.
2. «Канбан» – проектная работа. На портале можно вести проекты, причем отдельно создать проект или группу. В отделе «Проекты» есть различные группы, а у каждой группы – различные стадии. По умолчанию есть три стадии («Новые», «Выполняются», «Сделаны»), можно добавить свои, в зависимости от специфики проекта. Далее задачи можно расставить по стадиям проекта (перетягивая мышкой).

Чем отличается «Мой план» от «Канбана»?

1. «Канбан» – это общее планирование проекта. В каждом проекте есть несколько участников. Когда они зайдут в проект, все участники увидят одинаковые стадии этих задач. Менять стадии в «Канбане» может только администратор.
2. «Мой план» – личное планирование задач. У каждого сотрудника будут свои стадии задач, которые они сами и устанавливают/меняют.
3. Список» – выполнение групповых действий с задачами. Например, перенести крайний срок у всех задач, поменять ответственного за несколько задач и т.д.
4. «Гант». Диаграмму Ганта часто используют компании, ведущие серьезную проектную работу с взаимосвязанными задачами, в т.ч., в CRM: завершение одной задачи позволяет начать следующую, т.е. пока первая задача не будет выполнена, нельзя начать работу над второй.

Шаблоны задач

Шаблоны актуальны для повторяющихся задач, например, еженедельных отчетов. После настройки шаблона задачи будут ставиться автоматически в заданный период времени. Как это сделать?

• Добавляем новую задачу, вводим название.
• В графе «Дополнительно» выбираем «Повторяемость», отмечаем «Сделать задачу регулярной» и заполняем данные: день (или неделю, месяц, год) и время автоматической постановки задачи.

Шаблон создан – его можно отредактировать, например, добавить картинку или описание. При необходимости повторяемость можно снять или просто удалить эту задачу.

Также шаблоны актуальны для сложных, объемных работ. Чтобы не набирать эту информацию вручную, можно создать шаблон с базовыми данными.

У шаблонов могут быть подзадачи. Например, если есть объемная задача с подзадачами в системе CRM, по каждой из которых назначается свой ответственный. Если создать такой шаблон заранее, нет необходимости повторять его при каждой аналогичной задаче.
Шаблонами можно делиться и выставлять на них права:

• заходим в список «Шаблоны», далее в пункт «Права»;
• отмечаем необходимые параметры – полные права или чтение.

Критерии отбора отображения показателей счетчиков

Увидеть счетчик можно, зайдя в любую роль по задаче. Ниже счетчика есть легенда, что включено в него. Не всегда это просроченные задачи – это могут быть бессрочные, не просмотренные, не принятые задачи, т.е. после контроля выполнения задачи счетчик поменяется.

Возможности связи любой задачи с системой CRM

Любую задачу можно связать с СРМ: при создании указать, с чем именно она связана в системе управления взаимоотношениями с клиентами. Скоро с CRM можно будет связать и проект.
Доступности различных функций задач и проектов в разных тарифах.
Чтобы посмотреть, что включено в каждый тариф, следует перейти в раздел «Мой тариф», в пункт «Расширенные тарифы» – в подробной таблице описаны все возможности «Битрикс24» по конкретным тарифным планам и разделам «Бизнес-процессы» «Задачи и проекты», CRM, и т.д.
Например, связанность между задачами в диаграмме Ганта и обмен шаблонами есть только на платных тарифах, пользовательские поля – в тарифах «Команда» и «Компания».

«Битрикс24» — это не только Задачи и проекты

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Как работать с задачами

После того как задача в Битрикс24 поставлена, процесс работы с ней зависит от роли сотрудника внутри задачи и в компании в целом.

Возможности для руководителей:

• создавать задачи для сотрудников, назначать ответственных и устанавливать сроки выполнения;
• контролировать процесс выполнения задач и получать уведомления о состоянии каждой из них;
• анализировать выполненные задачи, отчеты и статистику для оценки эффективности работы сотрудников.
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;

Возможности для сотрудников:

• создавать и назначать задачи себе и другим коллегам для выполнения;
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;
• комментировать и обсуждать задачи с коллегами, прикреплять файлы и делиться информацией;
• получать уведомления о новых задачах и изменениях в существующих.

Ответственный задачи в большинстве случаев отвечает за работу над ней и отчитывается по итогам ее выполнения. Постановщик следит за этапами работы и принимает результат по задачам. Наблюдатели и Соисполнители могут помогать в работе конкретных шагов или просто быть в курсе выполняемой задачи.

Мобильное приложение

Как ответственный работает с поставленной задачей

После постановки задачи ответственный может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы. Также важно обратить внимание, если задача отмечена как Важная.

При необходимости вы также можете делегировать задачу другому сотруднику. Например, если вы руководитель и распределяете ответственных по задачам в отделе.

Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение или начать учет моего времени в случае, если постановщик установил срок выполнения задачи. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли ответственный над задачей и на каком она этапе.

Подробнее читайте в статье Учет рабочего времени по задачам.

В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу или поставить на паузу.

Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.

Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях. Но если какие-то моменты требуют более глубокого обсуждения, вы можете начать общение с коллегами через быстрые действия прямо в задаче:

• Открыть чат – создайте отдельный чат на основании задачи. Название такого чата будет взято из названии задачи, например: Чат задачи «Собрать документы для клиента»
• Начать видеозвонок – начните видеозвонок и автоматически будет создан чат, куда будут приглашены все участники задачи.
• Написать пост – создайте пост в ленте новостей на основании задачи, в получателях будут указаны все участники задачи.
• Создать встречу – назначьте встречу на основании задачи и укажите место и время проведения. На встречу будут приглашены все участники задачи.

Чтобы не забыть о задаче в потоке остальной работы, настройте напоминание о ней и в нужное время вам придет уведомление.

Подробнее читайте в статье Напоминания в задачах.

Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.

Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев и отметьте его как результат.

Как постановщик работает с задачей

В процессе работы над задачей постановщик может проверить качество ее выполнения и при необходимости отредактировать. Например: добавить сотрудников или указать новые данные.

Если при создании задачи вы устанавливали функцию «Не завершать задачу без результата» , ответственный сотрудник сможет отметить свой комментарий как итог работы. После того как он завершит задачу, она придет постановщику для проверки результата.

Если при постановке задачи была включена функция Проконтролировать задачу после завершения, постановщик может принять работу или вернуть ее на доработку, нажав кнопку доделать .

Также постановщик может дать оценку работы ответственного по задаче: положительную, отрицательную или оставить без оценки.

Как ответственный работает с поставленной задачей

После постановки задачи ответственный может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы.

При необходимости вы также можете делегировать задачу другому сотруднику. Например, если вы руководитель и распределяете ответственных по задачам в отделе.

Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли ответственный над задачей и на каком она этапе.

В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу.

Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.

Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях.

Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.

Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев, удерживайте его и зафиксируйте как результат.

Как постановщик работает с задачей

В процессе работы над задачей постановщик может проверить качество ее выполнения и при необходимости отредактировать. Например: добавить сотрудников или указать новые данные.

Если при создании задачи вы устанавливали функцию «Не завершать задачу без результата» , ответственный сотрудник сможет отметить свой комментарий как итог работы. После того как он завершит задачу, она придет постановщику для проверки результата.

Если при постановке задачи была включена функция Проконтролировать задачу после завершения, по окончанию работы постановщик может принять работу или вернуть ее на доработку, нажав кнопку доделать.

Также постановщик может дать оценку работы ответственного по задаче: положительную, отрицательную или оставить без оценки.

Шаблоны задач

В рабочем процессе сотрудники часто сталкиваются с одними и теми же задачами, например, бухгалтер, который сдает отчётность раз в три месяца, или менеджер по продажам, сдающий ежемесячную отчётность.

Чтобы не тратить время на повторное создание таких задач, в Битрикс24 есть инструмент шаблон задач.

С помощью этого инструмента можно создавать однотипные задачи с уже готовым описанием, участниками, сроками и задавать периодичность их повторения.

Чтобы создать шаблон задачи, перейдите в Задачи и Проекты > Еще > Шаблоны.

Перед вами откроется список со всеми существующими шаблонами задач. Чтобы создать новый шаблон нажмите кнопку Создать.

Далее редактируйте шаблон как обычную задачу — вносите описание, оформляйте задачу, указывайте важность, добавляйте наблюдателей, меняйте исполнителей.

О дополнительных возможностях задач читайте в статье.

Как указать крайний срок шаблона задачи

В поле Крайний срок через укажите период, когда задача должна быть завершена, например через 5 дней.

Битрикс24 автоматически применит настройку даты при создании новой задачи.

Права доступа к шаблону задачи

Вы можете настроить права доступа к шаблону, чтобы ваши коллеги тоже могли им пользоваться.

Для этого перейдите в шаблоне задачи в раздел Дополнительно > Права доступа.

Выберите сотрудника, которому хотите дать права и определите, какие это будут права — Только чтение или Полный доступ.

Как работать с шаблонами в задачах

Вы можете создавать задачи на основе готовых шаблонов прямо из раздела Задачи и Проекты.

В первом случае при просмотре задачи нажмите Добавить > Добавить задачу из шаблона и выберите шаблон, с которым вы хотите работать.

Во втором случае в списке задач нажмите на стрелку рядом с кнопкой Создать и выберите Задачу по шаблону. Чтобы посмотреть все имеющиеся шаблоны выберите пункт Список всех шаблонов.

Как сделать задачу регулярной

Для того, чтобы задача автоматически повторялась с определённой периодичностью, включите опцию Сделать задачу регулярной.

Здесь вы можете определить период повторения — день, неделя, месяц, год.

Устанавливайте время, когда повторения должны прекратиться. Вам доступны следующие настройки периодов:

• Нет даты окончания – повторение никогда не прекратится.
• Дата окончания – система перестанет повторять задачу в указанный день.
• Завершить после . повторений – будет создано заданное количество задач, после чего повторение прекратится.

Как привязать подзадачи

У вас есть несколько вариантов привязать к шаблону подзадачи.

• Откройте раздел Дополнительно вашего шаблона и выберите пункт Сделать подзадачей. Далее нажмите Шаблон > Добавить.

В выпадающем списке вы можете выбрать к какому шаблону привязать подзадачу.

• Перейдите в список задач и нажмите на три полоски. В выпадающем списке выберите Добавить подзадачу для шаблона.

• При просмотре готового шаблона нажмите на кнопку Добавить подзадачу для шаблона в правом верхнем углу.

Как добавить задачу новому сотруднику

Чтобы новым сотрудникам автоматически выставлялась задача, например, «Заполнить профиль», нажмите в шаблоне Еще и выберите опцию Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника.

Обратите внимание, этот параметр может выбрать только администратор портала для вновь создаваемого шаблона.