Эселей что это в работе

Что такое Эксель

Excel — это программа для компьютера, в которой проводят расчеты, составляют таблицы и диаграммы, вычисляют функции. Она, как и Word, входит в состав пакета Microsoft Office.

Эксель — это что-то вроде калькулятора с множеством функций и возможностей. Здесь можно делать отчеты, производить вычисления любой сложности, сортировать данные, составлять диаграммы и многое другое.

Приложение представляет собой большую таблицу, в которую можно вносить информацию — печатать слова и цифры. Их можно как набирать вручную, так и выгружать из разных систем (например, из 1С).

Используя функции, можно производить с цифрами разные манипуляции: складывать, вычитать, умножать, делить, вычислять процент и многое другое.

Это приложение используют бухгалтеры, экономисты, менеджеры и другие специалисты, которые работают с данными.

Многие думают, что Excel — это только таблицы. Они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются именно в этой программе. Но это не так. Это приложение используется, в первую очередь, для вычислений.

Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д.), тогда вам нужно работать в Excel. А если же нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в Word.

Эксэль, по сравнению с Вордом, значительно сложнее. И лучше начинать работать в этой программе уже после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы достаточно лишь базовых навыков.

Как открыть

Щелкните по Пуск и выберите приложение из списка.

Или найдите в списке пункт Microsoft Office, нажмите на него и выберите приложение.

Если не получилось найти, щелкните по Пуск и прямо в открытом окне напечатайте excel .

Примерно так выглядит окно программы (2007-2019):

Почему вы не найдете работу без знания Excel

Англоязычный рекрутинговый портал Monster выбрал топ-7 навыков, наиболее востребованных работодателями. Анализ информации — на втором месте. Это умение особенно актуально для тех, кто только начинает карьеру. По данным портала Burning Glass, для 67% стартовых вакансий требуется продвинутое знание Microsoft Excel. «Мы движемся к миру, в котором данные управляют процессами. Но цифры сами по себе бесполезны: нужно правильно их интерпретировать. Поэтому работодатели ищут кандидатов, которые это понимают», — считает Джули Фридман Стил, председатель ассоциации футурологов World Future Society.

От анализа к повышению эффективности бизнеса

Один из основных инструментов для обработки данных — Microsoft Excel. Эта программа распространена во всем мире, и ее используют специалисты самых разных направлений. Универсальность Excel связана с вариативностью ее применения. Программу можно использовать в трех направлениях:

• Для анализа данных. Программа помогает обработать исходную информацию, провести расчеты и сделать прогноз.
• Для построения моделей. В Excel можно представить всю необходимую информацию сжато и при этом понятно, а затем легко адаптировать к новым данным.
• Для повышения эффективности рабочего процесса. Использование программы значительно уменьшает трудозатраты на проведение сложных расчетов, экономит время работника и ресурсы компании.

Топ-10 профессий, в которых нужен Excel

Сегодня знание Excel необходимо практически в любой области. Причем относится это не только к тем сферам, которые мы ассоциируем с данными в первую очередь: финансам, логистике, розничной торговле и информационным технологиям. Владение Excel также пригодится в маркетинге, рекламе, BTL, PR, дизайне, продюсировании и даже в СМИ.

Международное агентство The Performance Solution определило топ-10 профессий, в которых точно потребуется знание основных функций таблиц:

• Менеджеры по продажам и закупкам. Они отслеживают в Excel динамику продаж, анализируют данные и делают прогнозы.
• Финансисты и финансовые аналитики. Им нужно готовить отчеты, исследовать рынок и визуализировать результаты.
• Специалисты банковской сферы. Они готовят отчеты о деятельности компаний и визуализируют графические модели.
• Бизнес-консультанты. С помощью Excel они занимаются финансовым моделированием и проводят комплексный анализ данных.
• Бухгалтеры. В таблицах они работают с системами учёта и автоматизируют рутинные операции.
• Маркетологи. Им Excel позволяет анализировать рынок, данные и строить модели.
• Предприниматели и менеджеры. Они планируют загрузку команды и повышают её эффективность.
• Бизнес-аналитики. Им приходится обрабатывать большой объем неструктурированных данных.
• PR-специалисты. Они проводят семантический анализ и анализ социальных сетей.
• Администраторы баз данных. Excel нужен им для работы с большим объемом данных и формирования выборок и отчетов.

В какой бы сфере вы ни работали, скорее всего, вам придется иметь дело с информацией. Чтобы научиться делать это эффективно, нужно разобраться в Excel. Приходите на наш онлайн-курс, на котором вы освоите этот инструмент на уровне профи. Вашими преподавателями будут эксперты-практики, а после обучения вы сможете дополнить резюме весомой строчкой. Регистрируйтесь!

Теги

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Подписаться на карьерную рассылку

Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.

Стажер HR-менеджер

• Москва
• Лаборатория Касперского

Стажер-ресерчер

Оплачиваемая стажировка в банке

Стажер бизнес-аналитик в нефтегазе

Менеджер образовательных мероприятий

Стажер отдела налогообложения

Аналитик в отдел оценки бизнеса

Стажер риск-менеджер

8 полезных функций и возможностей Excel, о которых не помнят

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

1. Условное форматирование

Все специалисты, работающие с большими таблицами и базами данных, стараются придумать различные способы организации, сортировки и систематизации данных: ставят в порядке возрастания/убывания; применяют фильтры, чтобы получить нужную информацию; форматируют таблицы, приводя их в понятный и презентабельный вид. Все эти операции (и не только) можно делать в Excel, используя условное форматирование. C другими возможностями Excel можно ознакомиться на нашем открытом курсе «Аналитика в Excel».

Условное форматирование – обобщающее название для целого набора способов обработки данных. Все эти методы основаны на цветовом выделении ячеек в зависимости от разных критериев и правилах закрашивания.

Например, сравнение с константой; ранжирование по диапазону значений с помощью гистограмм, цветовых шкал и различных значков.

Что очень важно: условное форматирование – это динамическая функция, корректирующая результаты при каждом изменении данных.

Существует множество комбинаций для форматирования, поэтому каждый пользователь быстро найдет подходящий способ для своей задачи из уже существующих методов или создаст свое собственное правило.

Раздел «Условное форматирование» очень легко найти на главной панели быстрого доступа. Как только мы наводим курсор, сразу появляется выпадающий список правил выделения и средств форматирования (диаграммы, шкалы, значки).

При наведении курсора на каждый вы увидите несколько готовых вариантов, которые можно выбрать. Если ни один способ вам не подходит, можно создать свой.

Создадим произвольную таблицу, к которой будем применять форматирование:

Возьмем таблицу, отражающую выручку продавцов за один месяц. Попробуем «раскрасить» ячейки.

Выделим ячейки с одинаковыми значениями.

Выделим ячейки, которые нужно форматировать. В разделе «Условное форматирование» находим «Правила выделения ячеек» и выбираем «Повторяющиеся значения».

Появится диалоговое окно, где вы сможете выбрать – выделять повторяющиеся или уникальные значения, также цвет выделения:

Получим такой результат:

Выделим ячейки С1:С7.

Аналогичным способом откроем «Правила выделения ячеек», но на этот раз закрасим те ячейки, значения которых больше 25 000:

Можно форматировать таблицы сразу по нескольким условиям. Выделим уже отформатированные ячейки С1:С7 и применим к ним правило: меньше 22 800 и выберем отличный от прошлого дизайн выделения.

Так будет выглядеть наша таблица после применения двойного форматирования:

При необходимости изменения параметров форматирования, дизайна ячеек в разделе «Условное форматирование» выбираем «Управление правилами» и в открывшемся диалоговом окне модифицируем правило так, как нам нужно:

В этом же разделе можно создавать произвольные правила для конкретных случаев и удалять ненужные.

Выберем «Создать правило». В появившемся окне выделим подходящий тип правила (у нас – форматировать ячейки, которые содержат), указываем необходимые параметры (у нас – значения между 22 000 и 25 000) и задаем формат выделений (у нас – жирный шрифт синего цвета):

После всех преобразований таблица будет выглядеть следующим образом:

Замечание 1. Следует аккуратно применять условное форматирование с большим числом правил к одним и тем же данным, особенно, когда много значений удовлетворяют сразу нескольким условиям.

Ведь, как вы уже успели заметить, применяя к данным новое правило, старое тоже сохраняется. Поэтому будет не очень наглядная таблица, в которой сложно ориентироваться, а из-за нагромождения стилей, можно легко запутаться в том, какое форматирование к какому правилу относится!

Замечание 2. Условное форматирование применимо не только к числовым данным, но и к текстовым. Для строк есть встроенное правило «Текст содержит», где указывается фраза и выделяются все ячейки, содержащие её.

В данном разделе очень много полезных приемов для аналитиков, экономистов, бухгалтеров и представителей смежных профессий, помогающих не тратить много времени на простейшие, подготовительные этапы анализа данных.

Например, необходимо выделить 10 лучших позиций в столбце или значения, выше среднего, или первые 10% значений, сохранив при этом исходный порядок (то есть сортировать от большего к меньшему и выделить вручную – не получится). Число 10 можно изменить на другое!

В таком случае приходят на помощь «Правила отбора первых и последних значений»:

Задаем количество первых (по величине значения) ячеек и цвет заливки:

Получаем таблицу с выделенными четырьмя наибольшими значениями:

2. Форматирование с помощью гистограмм

До этого мы рассматривали форматирование с помощью простого выделения ячеек. Теперь познакомимся с более интересным способом.

В Excel можно форматировать с помощью гистограмм. В этом случае в каждой ячейке будет отображаться линия, соответствующая ее длине относительно других ячеек.

Чтобы это сделать, нужно в «Условном форматировании» найти «Гистограммы» и выбрать градиентную или сплошную заливку:

В итоге мы получим таблицу, в которой сразу видно отношение данных друг к другу:

3. Использование значков в сортировке

Порой очень удобно использовать в качестве выделения – значки. То есть каждому знаку можно присвоить свое значение (или интервал значений) и ставить их рядом с теми данными, которые попадают в диапазон.

В «Условном форматировании» есть разные наборы значков, которые можно использовать:

Выбрав подходящий набор значков, каждому нужно присвоить правило, по которому они будут расставляться в ячейках.

Можно ранжировать по процентным соотношениям, расчетам формул или, как у нас, по значениям: галочка, если больше 26 000; восклицательный знак, если больше 22 000, но меньше 26 000; крестик, если меньше 22 000:

4. Форматирование с помощью цветовых шкал

Последний прием, о котором мы поговорим в разделе «Условного форматирование», это использование цветовых шкал.

Для этого выделим данные таблицы, зайдем в «Условное форматирование» → «Цветовые шкалы», где можно выбрать самые разные дизайны раскрашивания:

Мы в таблице хотели сравнить максимальные и минимальные значения. Поэтому выбрали шкалу «красный-желтый-зеленый», которая показывает относительную величину значений с помощью насыщенности оттенков.

Вот какая красивая картинка у нас получилась (максимальной температуре соответствуют темно-красные ячейки, минимальной – темно-зеленые):

Согласитесь, что условное форматирование сильно сокращает время анализа данных, не прибегая к сложным методам.

Конечно, сортировку и визуализацию данных можно сделать и в RStudio, например, с помощью библиотек dplyr и ggplot2. Но для этого требуются знания языка R, недюжинные навыки и опыт в программировании. Если хотите изучить язык R, то советуем начать с нашего открытого онлайн-курса «Аналитика с R и SQL».

А Excel предлагает обработку данных с помощью встроенных конструкций, что делает его очень популярным.

Рассмотрим еще несколько функций, которые смогут пригодиться в работе!

5. Перехват ошибок

Смоделируем еще одну ситуацию. Вы долго делали сложный расчет, создавали новые, объемные формулы, а в результат не получили, потому что вдруг возникла какая-то ошибка.

При этом непонятно: это вы неправильно ввели формулу, отсутствуют какие-то данные или еще что-то. Понадобится много времени на то, чтобы разобраться с проблемой.

Например, нужно было посчитать средний доход с каждого клиента при наличии суммарного дохода и количества клиентов. Это простая формула: дели одно на другое.

Но возникла ошибка «Деление на 0» в ячейке D7. Из-за этого перестала работать формула СРЕДНЕЕ(D2:D10), использующая в расчетах значение этой ячейки.

На помощь в данном случае к нам придет функция ЕСЛИОШИБКА(значение; значение_если_ошибка). Она проверяет, есть ли в формуле или ячейке ошибка, и если есть, то выводит заданное значение (0, пустую строчку – “ ”, число или другое).

Аргументы функции:

§ «значение» – то, что проверяем;
§ «значение_если_ошибка» – то, что вставляем вместо ошибки.

В нашем случае формулу можно было исправить так:

После применения формулы ко всем строкам ошибка исчезнет, и мы получим итоговый ответ.

Замечание. Функция ЕСЛИОШИБКА() появилась лишь в MS Excel 2007. В более ранних версиях была функция ЕОШИБКА(). Они выводили только значения ИСТИНА/ЛОЖЬ и не могла обрабатывать ошибки. Поэтому её использовали в связке с формулой ЕСЛИ().

Для нашего примера это выглядело бы так: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(С2/B2);0), то есть, если ошибка возникает, то выводим в ячейке «0».

Есть еще функция ЕОШ(), которая отличается от ЕОШИБКА() только тем, что не считает #Н/Д за ошибку.

#Н/Д в основном возникает, когда не хватает данных.

6. Функция СЧЁТЕСЛИ(). Обязательно через Ё!

Функция СЧЁТЕСЛИ (диапазон; критерий) считает в заданном диапазоне количество непустых ячеек, значения которых удовлетворяют введенному критерию.

Аргументов у функции всего два:

§ Диапазон – область, в которой происходит поиск. Она может содержать числовые, текстовые значения, ссылки и массивы.

§ Критерий – условие, которому должны удовлетворять ячейки.

В качестве критериев могут выступать выражения со знаками ,=, числа, текстовые строки, ссылки и так далее.

Замечание. Обязательно критерий нужно заключать в кавычки! Или писать условие в отдельной ячейке без кавычек, а в функцию передавать ссылку на ячейку.

На примерах рассмотрим, какие еще особенности есть у функции СЧЁТЕСЛИ().

Возьмем произвольную таблицу инвентаризации:

Найдем количество наименований, количество которых больше 110:

Аналогичным образом можно использовать знаки «меньше» и «равно».

Можно писать критерии со знаком “< >” (не равно), но тогда нужно добавлять оператор & (амперсанд), который будет объединять два условия.

Например, найдем, сколько строк в диапазоне отличны от «столы»:

Найдем, сколько раз в столбце «Наименования» встречаются «табуреты»:

Если нужно найти все ячейки, содержащие, например, однокоренные слова или формы слов, нужно использовать значок «*». Если нам нужно совпадение первой части слова, тогда после нее ставится *, если важен только конец слова, то тогда «*» ставится перед сочетанием букв.

Например, сколько слов начинаются на «ст*»:

Теперь посмотрим, сколько слов заканчивается на «*ы»:

Часто нужно считать ячейки по нескольким критериям.

Например, посчитать «стулья» и «кровати». Для этого нужно сложить две функции СЧЁТЕСЛИ():

Соответственно, сколько условий будет, столько функций СЧЁТЕСЛИ() и нужно сложить.

Сделаем следующий запрос: каково количество ячеек, значение которых «>=20», но «

Можно придумать еще много разных примеров с функцией СЧЁТЕСЛИ(), но мы пойдем дальше.

7. Функция СЧЁТЕСЛИМН()

Функция СЧЁТЕСЛИМН() тоже выводит число ячеек, удовлетворяющих условию, только здесь можно указывать до 127 диапазонов и условий.

Например, найдем скольких наименований мебели, начинающихся на «с*», на складе больше 100 штук. Для этого в качестве первого диапазона выберем А2:А11, в качестве второго – В2:В11.

8. Перенос формул

Небольшое замечание по поводу переноса формул мы решили оставить здесь, в этой статье, потому что об этой полезной уловке знают не все.

Как перенести большие формулы, которые содержат ссылки на ячейки, так, чтобы при переносе ссылки не изменялись, чтобы не пришлось менять их вручную и перепроверять правильность формул?

Все очень просто: замените знак «=» в формуле на любой другой, например, «!». Тогда это уже будет не формула, а символьная строка, которая будет перемещаться без изменений!

После того, как вы перенесете ее в нужную ячейку, сделайте обратную замену на «=». В этом случае вы можете быть полностью уверены в том, что формула не изменится.

Заключение

Существует еще очень много функций, о которых мы редко вспоминаем, но которые должны быть постоянно в нашем арсенале, например:

• СУММЕСЛИ(), СУММЕСЛИМН() – суммируют значения ячеек, удовлетворяющих условиям;
• ПСТР() – возвращает заданное количество знаков, начиная с указанного;
• СЦЕПИТЬ() – объединяет несколько строк и другие. Они простые и не требуют долгого изучения.

Попробуйте познакомиться с ними самостоятельно, а если возникнут какие-то сложности, то пишите нам в комментариях, и мы поможем вам со всем разобраться!

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Формулы Excel, необходимые в работе: разбираем с примерами

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки ��

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы. Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ. Например: =СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек. =СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек. =СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Выглядит формула так ↓

=ЕСЛИ (СУММ (A1; B1)<100; СУММ (A1; B1)*3;(СУММ (A1; B1)*6))

Встроенные

• кликните по нужной ячейке таблицы;
• нажмите одновременно Shift + F3;
• выберите из предложенного перечня нужную формулу;
• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

• $С$2 — не меняются столбец и строка.
• B$2 — не меняется строка 2.
• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

=МАКС (число1; [число2];…)

Показывает наибольшее число в выбранном диапазоне или перечне ячейках.

МИН

=МИН (число1; [число2];…)

Показывает самое маленькое число в выбранном диапазоне или перечне ячеек.

СРЗНАЧ

=СРЗНАЧ (число1; [число2];…)

Считает среднее арифметическое всех чисел в диапазоне или в выбранных ячейках. Все значения суммируются, а сумма делится на их количество.

СУММ

=СУММ (число1; [число2];…)

Одна из наиболее популярных и часто используемых функций в таблицах Эксель. Считает сумму чисел всех указанных ячеек или диапазона.

ЕСЛИ

=ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь])

Сложная формула, которая позволяет сравнивать данные.

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

=СУММЕСЛИ (диапазон; условие; [диапазон_суммирования]).

Формула суммирует числа только, если они отвечают критерию.

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

=СУММЕСЛИМН (диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2];…)

Суммирование с несколькими условиями. Указываются диапазоны и условия, которым должны отвечать ячейки.

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)

Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

=СЧЕТЕСЛИ (диапазон; критерий)

Функция определяет количество заполненных клеточек, которые подходят под конкретные условия в рамках указанного диапазона.

=СЧЁТЕСЛИМН (диапазон_условия1; условие1 [диапазон_условия2; условие2];…)

Эта формула позволяет использовать одновременно несколько критериев.

ЕСЛИОШИБКА

=ЕСЛИОШИБКА (значение; значение_если_ошибка)

Функция проверяет ошибочность значения или вычисления, а если ошибка отсутствует, возвращает его.

ДНИ

=ДНИ (конечная дата; начальная дата)

Функция показывает количество дней между двумя датами. В формуле указывают сначала конечную дату, а затем начальную.

КОРРЕЛ

=КОРРЕЛ (диапазон1; диапазон2)

Определяет статистическую взаимосвязь между разными данными: курсами валют, расходами и прибылью и т.д. Мах значение — +1, min — −1.

ВПР

=ВПР (искомое_значение; таблица; номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Находит данные в таблице и диапазоне.

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

=ЛЕВСИМВ (текст;[число_знаков])

Позволяет выделить нужное количество символов. Например, она поможет определить, поместится ли строка в лимитированное количество знаков или нет.

ПСТР

=ПСТР (текст; начальная_позиция; число_знаков)

Помогает достать определенное число знаков с текста. Например, можно убрать лишние слова в ячейках.

ПРОПИСН

=ПРОПИСН (текст)

Простая функция, которая делает все литеры в заданной строке прописными.

СТРОЧН

Функция, обратная предыдущей. Она делает все литеры строчными.

ПОИСКПОЗ

=ПОИСКПОЗ (искомое_значение; просматриваемый_массив; тип_сопоставления)

Дает возможность найти нужный элемент в заданном блоке ячеек и указывает его позицию.

ДЛСТР

=ДЛСТР (текст)

Данная функция определяет длину заданной строки. Пример использования — определение оптимальной длины описания статьи.

СЦЕПИТЬ

=СЦЕПИТЬ (текст1; текст2; текст3)

Позволяет сделать несколько строчек из одной и записать до 255 элементов (8192 символа).

ПРОПНАЧ

=ПРОПНАЧ (текст)

Позволяет поменять местами прописные и строчные символы.

ПЕЧСИМВ

=ПЕЧСИМВ (текст)

Можно убрать все невидимые знаки из текста.

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;
• экспоненты;
• умножение и деление;
• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;
• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;
• все ячейки в строке 11 — «11:11»;
• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;
• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;
• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;
• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;
• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.
• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.
• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.
• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.
• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.
• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.
• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.
• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.
• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.
• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.
• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.
• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).
• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».
• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.
• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.
• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.
• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.
• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.
• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.