Что является старейшим средством формального календарного планирования

Что такое календарный план проекта?

Для определения времени осуществления мероприятий, направленных на достижение целей проекта, и для установления взаимосвязей между ними по временному параметру с учётом наиболее рисковых событий, составляется календарный план проекта. Календарное планирование заключается в создании и последующем уточнении расписания, которое учитывает состав работ, риски, ограничения. Поскольку календарный план в виде перечня исключительно плановых параметров работ без сравнения с фактическими сроками выполнения утрачивает свой смысл, нередко, вместо календарного плана, применяют название календарного графика.

Содержание статьи

• Сущность календарного плана
• Параметры календарного плана
• Технология создания календарного плана проекта
• Документальная составляющая календарного графика

Сущность календарного плана

В результате создания календарного плана получается полное проектное расписание, учитывающее длительность работ и ресурсную базу, необходимую для выполнения проекта. Календарное планирование, в целом, включает несколько основных стадий, среди которых:

• планирование проектного содержания и построение структуры декомпозиции работ,
• выстраивание последовательности работ и сетевого графика,
• составление плана сроков, продолжительностей, согласование логических связей работ и отображение их на диаграммах Ганта или в таблицах,
• определение ресурсных потребностей (в персонале, механизмах, материалах и т. д.) и составление плана использования ресурсов,
• расчёт проектных трудозатрат и прочих затрат.

После перехода проекта на стадию практической реализации – исполнения запланированных действий – по календарному плану-графику отслеживается ход выполнения работ, и вносятся корректирующие изменения.

Планирование состава работ предполагает назначение ответственных исполнителей за задачи и сроки. Задачи как статическая категория с их последовательностью переводятся в динамическую категорию состояния работ, которые приводят к результату проекта. Эти приведённые в формат работ задачи сводятся в график и/или таблицу. Задачи выражают суть результатов по критерию выполнения («решены / не решены»). Соответственно, момент начала действия для задач не столь существенен, как срок окончания.

Составляет календарный план, как правило, менеджер проекта, который привлекает для этих целей экспертов в различных областях. Эксперты должны помочь иерархически выстроить полный перечень работ. Затем определяется продолжительность работ и их взаимозависимости. Некоторые работы могут выполняться одновременно (параллельно), а некоторые – только последовательно. Для наглядности данные взаимосвязи представляются в виде диаграмм Ганта, у которых по одной оси (вертикально) расположен иерархический перечень задач, а по другой оси – календарная шкала. По итогам составления графика должен получиться календарно-ориентированный, структурированный по иерархии план, включающий полный перечень работ.

Ресурсная модель проекта тоже является частью календарного планирования. Учитывается необходимость исполнителей для того или иного этапа работ и степень уникальности их квалификации, наличие сырья и расходных материалов, механизмов и оборудования. Ресурсная база оценивается по характеристикам времени (календарная или суточная занятость), затрат на использование ресурсов, максимальной доступности ресурса в процентах.

Параметры календарного плана

В простейшем виде параметрами календарного плана становятся даты начала и завершения каждой работы, продолжительность, а также необходимые для этих работ ресурсы. Сложные календарные планы насчитывают несколько вариантов начала и завершения работ, их продолжительности и резервов времени. Методика расчёта сетевых моделей даёт возможность рассчитывать лишь ранние и поздние даты. Исходные (базовые) плановые даты и текущие даты нужно выбирать с учётом иных факторов. Основных вариантов выбора три:

1. По дате раннего начала. Это максимально ранняя дата, от которой можно начать отсчёт работ. При добавлении к ней параметра продолжительности работ получается дата раннего завершения. Продолжительность работ зависит от числа работающих и суммарной трудоёмкости, от объёма работ и интенсивности их выполнения. По дате раннего начала календарный план создаётся для стимулирования исполнителей, задействованных в проекте.
2. По дате позднего завершения. Последняя дата, к которой работа может быть закончена без задержки работ по проекту, вычисляется путём суммирования даты позднего начала и продолжительности. Выбирается для максимального доведения результатов проекта до уровня потребительских потребностей.
3. По наиболее вероятному окончанию. Выбирается для сглаживания ресурсов.

В случае различия дат раннего и позднего начала интервал между ними (период, когда работа может начаться), становится резервом времени. В большинстве систем планирования за исходное принимается утверждение, что продолжительность работ останется неизменной, а, значит, разница между поздним и ранним начало и поздним и ранним завершением работ совпадёт. Критической работой (продолжительность которой указывает на продолжительность проекта в целом) становится работа с резервом времени, равным нулю. Соответственно, критической продолжительностью считается минимальное время, необходимое для выполнения всего комплекса работ, а критический путь будет иметь длину критической продолжительности.

Технология создания календарного плана проекта

Поскольку в основе управления проектами лежат параметры содержания работ, ограничений и рисков, составление календарного плана проекта следует рассматривать с учётом этих параметров. Этапы разработки плана ткже будут соответствовать этим параметрам: этап № 1 и № 2 – содержанию работ, этап № 3 и № 4 – ограничениям, этап № 5 – рискам.

1. Формирование списка состава работ. Список важен потому, что если сразу все работы представить не получается, возникают ошибки. Чтобы этого не допустить при определении состава операций применяют метод последовательной декомпозиции работ.
2. Определение потенциала реализации проекта на основе продолжительности работ и их последовательности, что, в свою очередь, зависит от технологии выполнения. Помимо упомянутого метода последовательной декомпозиции для определения применяют метод экспертной оценки, мозговой штурм и др.
3. Установление доступности ресурсов. В проектных процессах задействованы человеческие, материальные, финансовые, информационные и другие ресурсы. Поэтому график работ нужно соотнести с графиком финансирования. Для этого ресурсы дифференцируют – вводят понятие дефицитных ресурсов. К таким относятся уникальные специалисты, специфические материалы и мощности. Фактор доступности напрямую отражается на последовательности и длительности работ.
4. Определение внешних ограничений. Самые распространённые ограничения – по сезонности, по поставкам материалов и оборудования. В качестве примера ограничения по внешним событиям можно назвать срок завершения этапа, приуроченный к национальному празднику. Такие события включаются в проект в статусе вехи.
5. Планирование реакции на риски. Для основных угроз из числа рисков проекта необходимо разработать план реагирования, который тоже влияет на календарный план.

Подобная этапность соответствует общей логике разработки календарного плана, обуславливающей следующую смысловую последовательность:

• Шаг 1. Определение состава работ.
• Шаг 2. Оценка продолжительности работ (трудозатрат).
• Шаг 3. Выявление внешних ограничений и вех.
• Шаг 4. Выстраивание последовательности работ и календарного плана.
• Шаг 5. Пересчёт и уточнение календарного плана на основании ресурсных ограничений.
• Шаг 6. Учёт рисков.

Поскольку существуют две противоположные стратегии реагирования – активная и пассивная – они тоже находят отражение в календарном плане. Так активное реагирование предполагает включение в план дополнительных работ, которые направлены на минимизацию рисков, а это, в свою очередь, влияет и на сроки выполнения связанных работ. Если рассмотреть включение этого учётного параметра на примере выведения на рынок новой услуги, то в случае обнаружения угрозы невостребованности услуги, для минимизации потерь проводят дополнительное исследование. Это исследование как отдельная работа включается в план и меняет его. Пассивное реагирование тоже оказывает опосредованное влияние на план, поскольку предполагает создание дополнительных финансовых резервов под обнаруженные риски.

Документальная составляющая календарного графика

Чтобы определить окончательные расчётные сроки операций, входящих в состав проекта, и его общую продолжительность необходимо осуществить заключительное согласование и утверждение документа календарного плана. Согласование с участниками проекта уточняют степень детализации графика, которая должна быть достаточной, но не избыточной. Другими словами, если за смежные операции ответственность несёт тот же ресурс, то необходимости в дальнейшем делении вышестоящей работы нет. Если выделенная в самостоятельную работу задача должна быть передана в исполнение другому ответственному лицу, то процесс разделения пока нельзя назвать завершённым.

В ходе предварительной подготовки календарного плана создаётся целый ряд промежуточных документов, включающий планы вех, сетевые модели, ИСР и другие. Сам же календарный план становится не только документом планирования, но и документом контроля исполнения. В полном виде документация по пакету календарного графика проекта включает:

• Сводный (комплексный) календарный план.
• Детальные календарные графики для каждого исполнителя.
• Детальные графики по пакетам работ.
• План заключения контрактов.
• Информация о потребностях в ресурсах.
• Мероприятия организационно-технологического характера по реализации.
• План контролирования хода выполнения работ.

Таким образом, календарный проектный план функционально нужен для:

• предписания по выполнению конкретных действий,
• мониторингового ориентира и документа для поведения контрольных мероприятий,
• основания для решений по изменению хода проекта.

С помощью программ по управлению проектами (например, Microsoft Project) можно создавать электронную форму план-графика в виде диаграммы Ганта или табличной формы. «Шапка» план-графика в табличной форме может состоять из колонок «Работы», «Сроки» (с разделением по колонкам на сроки начала и окончания работ), «Ответственные исполнители», «Результат», «Факт реализации». Нередко в отдельных колонках все работы нумеруют, и для каждой из них оставляют ячейку комментария.

На практике с составлением расписания управление проектным планированием не заканчивается, поскольку корректировка бюджета и изменение зависимого от него плана-графика предполагает прохождение нескольких итераций.

Окончательный план собирается в сводный комплексный документ после разработки организационной структуры, планирования поставок, оценивания рисков.

Календарное планирование как основа цифровой трансформации НПЗ

В новом номере журнала Neftegaz.RU опубликована статья «Календарное планирование как основа цифровой трансформации НПЗ». Авторы статьи – заместитель генерального директора по экономике и финансам – казначей ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» Павел Логунов и начальник Управления производственных систем бизнес-сегмента «Переработка и Сбыт» ООО «ЕАЕ-Консалт» Сергей Балашов. Дополняет статью интервью с заместителем генерального директора по производству ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» Алексеем Цапаевым.

В статье вниманию профессиональной нефтегазовой аудитории представлена комплексная система управления производством DigitalPlant, внедряемая в нижегородском предприятии. Решение представляет собой успешный вариант цифровизации промышленного производства – основу новой экономики 4.0.
Чем интересен материал: это одна из немногих публикаций, когда заказчик и исполнитель стремятся взглянуть на проект под одним углом зрения, с общих позиций.

Календарное планирование – новое в России направление развития информационных систем. Поэтому авторы статьи сразу чётко определяют функциональность создаваемой системы: «… планирование и контроль поступления сырья, его переработка, распределение по резервуарам и отгрузка». Отдельно отмечается, что системе не задаются излишние, несвойственные ей задачи, как, например, прогноз биржевых цен, колебания конъюнктуры и так далее.

«Система должна в автоматическом режиме проверить, что данный календарный план является выполнимым, – подчеркивают авторы, – обеспечивает достижение объемных контрольных показателей, соответствует существующим технологическим ограничениям, а потом выгрузить, утвердить, довести до исполнителей и проконтролировать исполнение производственного задания».

В статье не только подробно раскрывается структура и функциональность новой системы, её возможности, взаимодействие модулей, инновационность решения и очевидные выгоды для заказчиков, но и присутствует полемика вокруг оценок эффективности подобных систем. Например, в одной нефтяной компании считают, что внедрение календарного планирования позволит повысить точность планирования до 97-98 %. В статье же Павел Логунов размышляет на эту тему так:

«Реальный же эффект … исчисляется сотнями миллионов рублей, состоит в повышении общего качества управления. Но как это посчитать?

Повышение точности планирования? А какого планирования? Есть экономическое планирование и есть календарное планирование. Если корректировать план по факту или ежечасно, то можно добиться и 100 %-ной точности.

… На самом деле одним из важнейших показателей является горизонт планирования: производственник в отсутствии календарного планирования не может планировать дальше, чем на день. … А у нашей системы, напомню, горизонт планирования – один календарный месяц».

Завершая статью, авторы отмечают: «В результате (внедрения системы) осуществляется реальный переход работы предприятий от формата «по факту», т.е. по итогам оценки полученного результата с последующим принятием решений, к работе «по плану» – с максимально достоверным прогнозированием результатов и принятием обоснованных решений».

Также в статье даётся оценка работе компании «ЕАЕ-Консалт» по созданию и внедрению системы управления производством, которую дал заместитель генерального директора по производству ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» Алексей Цапаев по шкале от 1 до 5. Какую? Это можно узнать, прочитав статью.

Статья «Календарное планирование как основа цифровой трансформации НПЗ » опубликована в журнале «Neftegaz.RU» (№, )

Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки

Для достижения глобальных и повседневных целей важно грамотно планировать свое время и правильно распределять задачи. Разберем, как сделать это максимально эффективно, не потеряться в рутине и не бояться объемной работы

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач. Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах. Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

• Директивное, при котором выполнение поставленных задач является обязательным. Подразумеваются детализация и лицо, которому направляется готовый план. Чаще применяется в государственном планировании или на предприятии.
• Индикативное, не подразумевающее обязательного исполнения сроков и задач. Является скорее рекомендательным и применяется в микроэкономических процессах.

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.

• Краткосрочноепланирование — рассчитывается на период до года.

Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.

• Среднесрочноепланирование — применяется в государственных учреждениях, на предприятии и в фирмах.

Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

• Долгосрочноепланирование — здесь расчет идет на срок от пяти лет и больше.

Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

• Стратегия — это долгосрочный план, который определяет основной вектор действий фирмы. Сюда входит изучение рынка, целевой аудитории, оптимизация рабочего процесса и так далее.
• Тактика — это планирование, при котором создаются условия для решения задач, поставленных при стратегическом планировании.
• Календарное планирование — подразумевает распределение стратегических и тактических шагов по конкретным датам и другим показателям.
• Бизнес-планирование — как один из видов, необходим для оценки эффективности планируемых мероприятий. Это детально проработанный план, куда включены все основные показатели организации и бизнеса.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

• Важно и срочно — сделать.

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

• Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

• Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

• Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

• определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR. Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
• декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
• для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра. Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Календарное планирование: что это такое и как составить план проекта

Придумали все детали проекта, но не знаете, сколько времени уйдет на реализацию? С этим поможет календарный план. Составить его не очень трудно, если прочитать наш материал.

• Зачем нужно календарное планирование
• Что включает календарный план
• Когда можно писать план проекта
• Как выглядит календарный план
• Инструменты и полезные сервисы для календарного планирования

Елена – начинающий амбициозный ресторатор. Она придумала, как вдохнуть в старое кафе новую жизнь. С бизнес-планом Елена намерена пойти в банк, чтобы получить кредит. Документ она готовила самостоятельно, поэтому опасается, что к нему возникнут каверзные вопросы. Зато одно выполнила безукоризненно — провела календарное планирование. Теперь Елена и инвесторы смогут представить, как предпринимательница модернизирует общепит с большой историей.

Зачем нужно календарное планирование

• наименование работ;
• срок выполнения;
• ответственных;
• конкретные задачи для отдельных исполнителей;
• точки промежуточных отчетов с измеряемыми показателями;
• мероприятия, необходимые для реализации проекта (встречи, презентации).

Подготовкой документа занимаются руководители предприятия или менеджеры проектов.

Составить полноценный график не получится без мнения сотрудников, ведь им предстоит решать задачу. Они сообщат, что требуется для выполнения работы.

С таким документом руководителю легко отслеживать реализацию проекта. Полезен он и сотрудникам: работать проще, когда знаешь, что следует выполнить и сколько времени на это есть .

Обязательно знать и бюджет проекта. Когда смета рассчитана, наступает время поиска инвестиций. Найти средства можно и в своей компании, но легче обратиться в банк и не переживать об устойчивости проекта.

Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж на специальном калькуляторе!

Что включает календарный план

Объем документа зависит от конкретной ситуации. На окончательную редакцию плана влияют:

• установленные задачи;
• сфера бизнеса;
• ресурсы.

Такой документ неспроста называют планом-графиком. Он включает:

• планируемый день завершения работ;
• прогнозируемый (считается приближенным к реальности, так как учитывает неблагоприятные события);
• фактический (дата, когда задача была выполнена).

Задачи в плане делятся на основные и вспомогательные, даты их завершения также разделены на прогнозируемые и фактические.

Например, для Елены основная цель — открыть кафе за 750 тысяч рублей за полгода. Вспомогательными задачами для реализации проекта станут:

• набор персонала;
• разработка меню;
• ремонт помещения;
• получение лицензий и разрешений.

Лицензирование: что изменилось с марта 2022 года

У каждого направления свои сроки и подзадачи.

Труднее всего выстроить последовательность действий. Закономерный вопрос: как все распланировать, если нет конкретных данных, а есть только примерный прогноз.

Хорошо, когда у вас есть опыт или подчиненный, строивший календарные планы. Иначе придется ориентироваться на гипотетические показатели.

Не отчаивайтесь: в процессе все несколько раз поменяется.

Елена планировала сосредоточиться на кухне южных славян. При разработке меню оказалось, что трудно найти подходящие ингредиенты по доступным ценам. Пришлось менять концепцию и ориентироваться на блюда восточных славян.

Такие обстоятельства не должны «раздувать» смету или сдвигать срок завершения проекта. Изменяться могут даты вспомогательных задач. Так, если планируете фасадные работы, то обязательно учитывайте погодные условия: дожди и снегопады. Если в течение всего проекта вам сопутствовали ясные дни, ремонт вы завершите раньше.

Имейте в виду, что в бизнесе вам часто придется сталкиваться со счетами. Вы их будете получать и выставлять. Отчетность всегда вызывает вопросы и особенно на старте бизнеса. С Совкомбанком вы забудете о трудностях.

Специальный онлайн-сервис для клиентов Совкомбанка, подключенных к ДБО «Совкомбанк Бизнес», позволяет в короткие сроки выставлять счета на оплату товаров или услуг и отправлять их контрагентам. Поставьте выставление счета на турборежим!

Когда можно писать план проекта

Для подготовки структурного документа вашего бизнеса не нужно ждать 21-х солнечных суток, когда Луна окажется в четвертом доме, или завершения ретроградного Меркурия. Вы будете готовы, когда:

• установите цель с задачами проекта;
• сформируете бюджет;
• выявите подзадачи, необходимые для успешного выполнения работы.

Это слагаемые разработки календарного плана. Но готовая картина не появляется сама собой даже с учетом этих данных. Выполните еще несколько шагов.

Проанализировать цель, задачи и смету проекта

Так вы выясните, сколько времени уйдет на работу

Декомпозировать цель на задачи и подзадачи

Весь проект разделяют на этапы. По каждому из них устанавливают даты реализации.

Главная цель Елены — запуск общепита за полгода. Одна из задач проекта — ремонт помещения. Обновление кафе необходимо разбить на этапы: ремонт кухни, гостевой зоны, входной группы. Вместе со строителями или наставником нужно определить временные затраты, а затем точно так же разработать план по созданию меню и найму персонала

Уточнить все детали плана

Определить, что еще может потребоваться для реализации подзадач.

Елена планирует посетить несколько ресторанов национальной кухни, чтобы посмотреть на оформление и меню общепита

Чтобы график не вызывал вопросов, покажите его команде или экспертам, которые помогают вам в реализации проекта. Знающие люди подскажут, какие сроки невыполнимы. Например, в январе вы заказываете товар из Китая. Автоматическая система расчета скорости доставки подсказывает, что груз вы получите через 30 дней.

Это стандартный срок, который не учитывает, что в конце января китайцы празднуют Новый год. В это время весь бизнес там практически засыпает, значит, отправка может состояться только в феврале.

Тут же вы перепроверите, хватает ли ресурсов

Свой подробнейший календарный план необязательно показывать инвестору. Он должен поверить, что вы точно представляете, как выполнять работу и что получите в финале. Все тонкие нюансы будете знать только вы.

Например, если планируете ремонт, укажите, что конкретно будете делать: красить стены или перестилать полы. Подробно перечислять все материалы и описывать каждый гвоздь не нужно: для инвесторов это лишняя информация. В документе должны быть этапы, даты, денежные расходы.

Календарный план создают через специальные сервисы. Но можно воспользоваться стандартными Microsoft Excel или «Гугл-таблицами».

Деньги все-таки пахнут. Именно так собаки в аэропорту определяют людей, которые незаконно перевозят с собой много наличных.

Другой факт

Как выглядит календарный план

Проектная деятельность неотделима от схем и графиков. Календарный план чаще всего представляют в виде обновляемой таблицы.

В нее записывают виды работ и даты их выполнения. А также указывают последовательность. Например, Елена сначала нашла шеф-повара , составила меню, а потом искала остальной персонал.

Некоторые работы ведутся параллельно — это экономия времени.

Часто план сопровождает смета , в которую включены трудозатраты на работу.

Если для контроля за процессом нужны встречи, отразите это в графике. Заранее определите день для отчетов. Так сотрудники будут в курсе, когда им готовить аналитические справки.

Декомпозируйте задачи, чтобы итоговый документ был ближе к реальности. Это удобно вам и подчиненным. Учитывайте, что время работ считают без учета выходных дней.

Инструменты и полезные сервисы для календарного планирования

Сегодня рынок софта предлагает множество решений для составления календарных планов и мониторинга выполнения работ. Инструменты и сервисы доступны как по бесплатной подписке, так и за деньги. Каждый сможет подобрать подходящий для проекта сервис.

Рассмотрим некоторые из них.

Google Tasks . Планировщик от Google предоставляет пользователям все возможности для планирования и синхронизации. Работает даже офлайн. Полностью бесплатен. Удобный функционал с добавлением и удалением задач и списков. Есть резервное копирование. Оптимальный вариант для тех, кому нужен простой и эффективный инструмент.

ЛидерТаск . Российская разработка, то есть проблем с доступом не будет. Сервис отлично подходит для небольших компаний или для студенческих задач. Есть встроенный планировщик, напоминания о встречах, корпоративный чат, визуализация целей. Интерфейс интуитивно понятный и простой. Может работать офлайн. Линейка тарифов — от бесплатной версии, рассчитанной на сотню задач, до «Бизнес плюс» с максимально расширенным функционалом за 400 рублей в месяц с пользователя.

Worksection . Сервис рассчитан на широкий круг пользователей и планирование самых разных проектов, от технических до чисто гуманитарных. Полная пробная версия предоставляется бесплатно на две недели, далее подписка за $29 в месяц и доступ к десяти проектам для десяти человек. Есть и полностью бесплатная версия с ограниченным функционалом: два проекта и пять участников. Сервис работает только онлайн, мобильное приложение иногда подглючивает.

Wrike . Тоже условно бесплатный продукт, есть тестовая версия на 14 дней, далее — подписка по нескольким тарифам, из которых можно выбрать подходящий. В бесплатной версии на проект выдают 2 Гб. В полной версии можно выбирать количество как гигабайт, так и активных задач и участников проекта. Удобно, что в сервисе есть дашборды для каждого пользователя, а также встроенные шаблоны и возможность интегрировать задачи. К минусам можно отнести то, что сервис часто зависает, а техподдержка может «проспать».

Kissflow Project . Название сервиса вполне говорящее. Он легкий, без излишеств, но все нужные для планирования проекта функции — в наличии. Есть возможность расставить задачи по приоритетности, напоминания о дедлайнах. Несомненный плюс сервиса — возможность интеграции с Google Workspace. Бесплатная пробная версия предоставляется на две недели. Далее — гибкая сетка тарифов с нижней границей в $10. Сервис работает только онлайн, иногда глючит экспорт документов.

Календарное планирование — удобный и надежный способ реализации проектов в самых разных сферах бизнеса. Упорядочивание задач поможет не запутаться и выполнять все работы вовремя, а также без проблем отслеживать деятельность коллег и подчиненных.