Как создать встречу в зум через аутлук
Перейти к содержимому

Как создать встречу в зум через аутлук

  • автор:

Создание или планирование собрания по сети в Outlook для Windows

Вы можете использовать Outlook для Windows для планирования собрания по сети с помощью Skype для бизнеса или Microsoft Teams в зависимости от того, что поддерживается в вашей организации. Если ваша учетная запись настроена для конференц-связи с телефонным подключением, запрос на собрание по сети будет автоматически включать номер телефона и идентификатор конференции.

Если вы используете Skype для бизнеса Online, вы можете настроить новые собрания с помощью веб-планировщик Skype для бизнеса.

Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, в какой версии Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих вариантов, чтобы создать и запланировать собрание по сети:

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, проверьте, есть ли в меню (расположенном над лентой) пункт Файл. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается пункт Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

  1. В календаре выберите Создать событие.
  2. Добавьте название собрания.
  3. Выберите Значок Пригласить участников, а затем введите имена пользователей для приглашения на собрание.
  4. Выберите рекомендуемый интервал времени для собрания или вручную введите дату, время начала и окончания.
  5. Введите место собрания и переместите переключатель собрания Teams влево или вправо соответствующим образом: Переместите элемент управления
  6. Нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение.

Планирование собрания по сети с помощью Outlook

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

  1. Откройте Outlook и перейдите к календарю.
  2. На вкладке Главная выберите Создать собрание . Создание собрания
  3. Добавьте сведения о собрании по сети, выбрав Собрание Teams или Собрание Skype. Добавление собрания TeamsДобавление собрания SkypeДоступность зависит от вашей организации. Если ваша организация использует Skype для бизнеса, см. статью Установка Skype для бизнеса. Если ваша организация использует Microsoft Teams, надстройка будет установлена автоматически.
  4. При необходимости укажите сведения о собрании, включая участников собрания. Дополнительные сведения см. в статье Планирование собрания с другими людьми .
  • Чтобы найти время, которое подходит всем, выберите Помощник по планированию на вкладке Собрание .
  • Если вы настраиваете собрание Skype, вы можете использовать параметры собрания для настройки параметров собрания.

Пересылка приглашения на собрание

Если вы хотите пригласить кого-то на собрание, которое вы не организовали, вы можете перенаправить его. Когда получатель получает приглашение на собрание, оно поступает от организатора собрания, а организатор собрания получает уведомление о том, что вы перенаправили собрание.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, проверьте, есть ли в меню (расположенном над лентой) пункт Файл. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается пункт Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

Переадресация собрания, если вы не являетесь организатором

Вы можете переслать собрание, на которое вас пригласил кто-то другой:

Значок кнопки

  1. Откройте собрание, которое вы хотите переслать.
  2. На панели инструментов выберите Переадресация. (Если собрание является серией, вы сможете переслать только выбранное событие или всю серию.)
  3. В строке Кому добавьте людей, кому вы хотите переслать собрание, и добавьте сообщение получателю, если хотите.
  4. Нажмите Отправить.

Предотвращение переадресации собрания

Кнопка

  1. В календаре выберите Создать событие или откройте собрание, которое вы создали.
  2. Выберите Параметры ответа, а затем выберите Разрешить переадресацию, чтобы удалить метку проверка из этого параметра.
  3. Нажмите кнопку Отправить.

Совет: Чтобы предотвратить пересылку сообщений электронной почты, см. статью Запрет переадресации электронной почты.

Переадресация собрания, если вы не являетесь организатором

Чтобы переслать собрание или серию собраний в календаре, выполните приведенные ниже действия.

Кнопка

  1. В календаре дважды щелкните собрание, чтобы открыть его.
    • Для повторяющегося собрания щелкните Только это , чтобы переслать одно собрание в серии, или щелкните Весь ряд , чтобы переслать всю серию.
  2. В меню собрания main (собрание, собрание или серия собраний) в группе Действия выберите переслать >переадресацию.
  3. В поле Кому введите адрес электронной почты или адреса пользователей, которым вы хотите переслать собрание, а затем нажмите кнопку Отправить.

Переадресация собрания, когда вы являетесь организатором собрания

Если вы являетесь организатором собрания, самый простой способ пригласить кого-то еще на собрание — открыть собрание из календаря и добавить его в качестве участника.

После добавления дополнительных участников нажмите кнопку Отправить обновление. Вы можете выбрать, следует ли отправлять обновление только добавленным или измененным участникам или всем участникам.

Вы можете выбрать, следует ли отправлять обновление всем участникам.

Рекомендации по переадресации запросов на собрания

При использовании Outlook для перенаправления собрания пользователю, который изначально не был приглашен на собрание, Outlook отправляет уведомление о переадресации собрания организатору собрания.

Существующие участники собрания не получают уведомления о добавленных участниках.

  • Если существующие участники должны знать, что в собрание был добавлен дополнительный участник, организатор должен открыть собрание в календаре и отправить обновление собрания всем участникам.

Вы не можете создать копию или скк для отдельного пользователя на приглашение на собрание. Однако можно добавить получателей в качестве необязательных участников.

Участника можно пометить как необязательный.

  1. Создать приглашение на собрание.
  2. На вкладке Помощник по планированию щелкните правой кнопкой мыши значок рядом с именем получателя.
  3. Выберите Необязательный участник.
  4. Отправьте приглашение на собрание.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook и календарь Google

Календарь Google и Календарь Outlook являются надежными приложениями и являются отличным дополнением как к почтовому приложению Outlook, так и к Gmail соответственно. Независимо от того, создаете ли вы события или создаете простые задачи, эти два инструмента позволяют вам делать что-то с большой легкостью. Однако когда дело доходит до добавления собраний Zoom, эти два инструмента не позволяют добавлять их напрямую. В то же время вы не можете создавать (или планировать) встречи Zoom через Календарь Outlook и Календарь Google, по крайней мере, напрямую.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 1

Как только плагин будет установлен, вы увидите его вместе с остальными другими плагинами, которые вы установили ранее.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 2

Шаг 2: Откройте окно календаря через панель справа в Outlook Web. Обратите внимание, что вам нужно будет развернуть окно, чтобы увидеть все доступные параметры.

Войдя, нажмите кнопку «Новое событие» и разверните это окно.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 3

Шаг 3: Затем нажмите кнопку с тремя точками справа и выберите Zoom > Добавить собрание Zoom. При первой попытке вам нужно будет ввести свои учетные данные Zoom.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 5

После проверки вы сможете увидеть все детали, такие как название и время, а также другие сведения, такие как ссылка на собрание, идентификатор собрания и пароли.

Добавьте приглашения в соответствии с требованиями собрания, и все.

Связанный : 6 лучших способов исправить неработающую камеру в Microsoft Edge в Windows

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 6

Отправьте его, и вы сможете увидеть запланированную встречу в календаре Outlook, а также в календаре Zoom.

Принятие встречи Zoom

Принятие собрания Zoom в Outlook Web аналогично принятию любых других собраний. Нажмите «Да», когда получите электронное письмо, и то же самое будет отражено в вашем календаре Outlook.

Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 1

Вы не сможете добавить встречу в свой календарь Outlook, если человек на другом конце отправил вам приглашение по электронной почте. Приглашение будет выглядеть так, без вариантов добавления/отклонения.

Как добавить конференции Zoom в Календарь Google 256

В таком случае вам придется добавить встречу самостоятельно.

Как добавить собрания Zoom в Outlook (настольный компьютер)

Шаг 1: Откройте Zoom и нажмите кнопку Расписание. Здесь вы увидите варианты добавления названия собрания, даты и других важных деталей вашего собрания.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 1

Вы также увидите несколько вариантов календарей, таких как Outlook, Google Calendar, Others и iCal (для пользователей Apple).

Как вы, возможно, уже догадались, щелкнув параметры календаря Outlook, а затем кнопку «Расписание», вы увидите, что сведения о собрании автоматически добавляются в ваш календарь Outlook.

2 Как добавить конференции Zoom в календарь Outlook 3

Итак, это добавляемая часть.

Шаг 2: Чтобы пригласить своих коллег и товарищей по команде на собрание, скопируйте заголовок и ссылку на собрание Zoom и добавьте их в текстовые поля «Тема» и «Место» соответственно.

Нажмите «Отправить» и все.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 6

Встреча Zoom будет добавлена ​​в ваш календарь Outlook. И не только это, если ваши участники примут приглашение, оно также будет автоматически добавлено в их календарь.

Как добавить собрания Zoom в календарь Outlook 5

Как добавить конференции Zoom в Календарь Google

Подобно описанному выше процессу, планирование и добавление собрания Zoom в Календарь Google также является несложным процессом. Конечно, вам понадобится плагин для установки.

Шаг 1: Для этого зайдите на G Suite Marketplace и найдите Zoom. Скорее всего, он уже будет на первом месте. Нажмите на нее, чтобы установить.

Посетите G Suite Marketplace для Zoom

Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 2

Шаг 2: Войдите, используя свои учетные данные. Раньше я использовал свою учетную запись Google для входа в Zoom, поэтому здесь это не было большой проблемой.

Еще раз вам нужно будет дать разрешения учетной записи. Однако на этот раз это будет переход с Gmail на Zoom.

Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 4

Сделав это, вы увидите плагин сбоку. Начать собрание позволит вам начать мгновенное собрание, тогда как второй вариант позволит вам запланировать собрание обычным способом, добавив время, участников и часовой пояс.

Да, вполне обычным способом.

Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 8 Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 7

Введя все данные, просто нажмите «Создать собрание», чтобы закончить.

Единственное ограничение этого метода заключается в том, что вам нужно будет держать электронную почту открытой, пока вы планируете встречу.

Принятие встречи Zoom

Опять же, принятие встречи Zoom в Gmail аналогично любой другой встрече. Нажмите на один из вариантов, а об остальном позаботятся Gmail и Календарь Google.

Связанный : 8 лучших способов исправить неработающий Wi-Fi в Windows 11

Как добавить встречи Zoom в Календарь Google 1

Вы знали: Вы также можете добавить дни рождения в Календарь Google.

Отметить дату

Теперь, когда вы знаете, как добавлять собрания Zoom напрямую в Календарь Outlook и Календарь Google, пришло время начать планирование и максимально эффективно использовать свое время. И эй, не забудьте записать эти встречи Zoom для дальнейшего использования.

Следующий: Google Duo лучше подходит для видеоконференций и совещаний? Прочитайте сравнение Google Duo и Zoom, чтобы узнать больше о сходствах и различиях.

Упрощение планирования конференций Zoom Meetings

Упрощение планирования конференций Zoom Meetings

Каждому из нас знакома эта ситуация: мы долго согласовываем подходящее для встречи время с человеком за пределами организации, тратя при этом драгоценное время. Инструменты для планирования могут облегчить эту задачу и помочь согласовывать время быстрее. Тем не менее вам все равно приходится переключаться между приложениями, чтобы запланировать конференцию.

К счастью, есть способ упростить планирование: объединить приложение для планирования и решение для конференций с помощью Zoom Scheduler.

Сделайте планирование самой простой задачей конференции

С помощью Zoom Scheduler можно упростить планирование встреч и легко управлять своим календарем. Наш инструмент для планирования поможет бронировать встречи с людьми за пределами вашей организации быстрее и с меньшими хлопотами. Беспрепятственно интегрируясь с платформой Zoom, Zoom Scheduler позволяет легко проводить конференции и вести коллективную работу.

Если вы знакомы с такими приложениями для планирования, как Calendly, то в Zoom Scheduler вас ждут аналогичные функциональные возможности непосредственно на платформе Zoom. Можно создавать так называемые окна для присутствующих на конференции, и они смогут выбирать подходящее для них время, которое также будет удобно для вас.

  • Создавайте окна, в которые будут доступны несколько пользователей.
  • Получайте от присутствующих пользовательские вопросы во время бронирования.
  • Настраивайте уведомления по электронной почте (напоминания, опросы и т. п.).
  • Настраивайте логотип страницы бронирования.
  • Настраивайте URL страницы бронирования.

Когда все находится в одном решении, это помогает не только упростить ведение календаря, но и максимально эффективно использовать имеющееся время.

Работа с другими приложениями

Хотя Zoom Scheduler и помогает упростить планирование, мы также предлагаем интеграции с другими поставщиками календарей, чтобы у вас были разные способы планирования конференций Zoom Meetings. К этим интеграциям относятся указанные ниже.

Google Календарь

Для того чтобы добавить Zoom в мероприятия Google Календаря одним нажатием, посетите Google Workspace Marketplace и установите дополнение Zoom for GSuite.

Пользователи браузера Chrome также могут установить расширений Zoom для Chrome, который можно загрузить из интернет-магазина Chrome.

Администратор учетной записи может упростить для пользователей планирование конференций Zoom Meetings, установив Zoom в качестве службы видеосвязи по умолчанию.

Это можно выполнить в несколько щелчков. Пошаговое руководство см. в нашей статье службы поддержки.

Microsoft Outlook

Выполните шаги, описанные в статье службы поддержки Надстройка Zoom for Outlook, чтобы добавить конференцию Zoom в новое или существующее мероприятие календаря и упростить управление планированием в веб-приложениях и классических приложениях Outlook.

Calendly

Для того чтобы сведения о конференциях Zoom автоматически добавлялись в напоминания о мероприятиях и конференциях Calendly, посетите Zoom App Marketplace и загрузите интеграцию Zoom for Calendly.

Находите время для важных дел

Мелкие дела на работе накапливаются и отнимают много времени и энергии. Переключение между приложениями для планирования конференций также занимает время. Оптимизировав выполнение мелких задач, мы выиграем не только время. Мы можем открыть для себя и наших команд дополнительные возможности для творчества и коллективной работы.

Благодаря Zoom Scheduler у вас будет больше свободного пространства для мыслей и можно будет сосредоточиться на главном — продуктивном общении с участниками команды и обеспечении исключительного качества обслуживания клиентов.

Для того чтобы узнать, как начать работу с нашим инструментом для планирования встреч, посетите веб-страницу, посвященную Zoom Scheduler.

Примечание редактора: эта статья блога изначально была опубликована 12 ноября 2020 г. Она обновлена, чтобы отразить добавление Zoom Scheduler в портфель решений Zoom.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *