Как запланировать конференцию в zoom

Как создать запланированную конференцию в Зум

Zoom – сервис, с помощью которого люди могут проводить и принимать участие в онлайн конференциях. Появился он еще в 2011 году, но именно в последние месяцы получил резкий рост пользователей. Во многом популярность этого сервиса связана с его расширенным функционалом, который позволяет не просто проводить звонки, но и заранее запланировать Zoom конференцию.

Как сделать запланированную конференцию в Zoom

Всеми настройками планирования, кроме параметров, доступ к которым ограничен администратором для членов группы, управляет организатор звонка. Запланировать конференцию в Zoom и пригласить участников можно различными способами:

• в клиенте на персональном компьютере;
• в мобильном приложении на смартфоне.

Прежде чем собирать конференцию в Зум, необходимо ознакомиться с пошаговой инструкцией, в которой описано, как это сделать правильно.

На компьютере

Чтобы запланировать проведение звонка на компьютере, необходимо открыть клиент Зум, авторизоваться в своей учетной записи и нажать на иконку «Запланировать». На экране появится окошко, в котором можно задать настройки звонка:

• Тема. Вводится название или тема проводимой конференции.
• Начать. Здесь нужно установить время начала звонка. При необходимости организатор может позвонить раньше запланированного срока.
• Продолжительность. Указывается, сколько времени будет длиться звонок. Данный параметр нужен только для примерного планирования. Видеоконференция не закончится по истечении установленного срока.
• Часовой пояс. По умолчанию используется часовой пояс компьютера организатора звонка. При желании его можно поменять на другой.
• Видео. Здесь пользователь выбирает, хочет ли он звонить от имени организатора или участника.
• Звук. Выбирается способ передачи звука для участников конференции. Можно активировать «Телефон», «Компьютер» или использовать два варианта.
• Календарь. Этот параметр позволяет выбрать сервис календаря, в который будет добавлена конференция. Пользователь может использовать Outlook и Google Календарь.

Чтобы закончить планирование и сохранить изменения параметров, надо нажать на кнопку «Запланировать».

Важно! Если в ближайшем будущем нужно собрать еще одну конференцию, в сервисе календаря нужно заранее задать дату ее проведения.

На телефоне

Некоторые пользователи созваниваются в Зуме с телефона. Чтобы создать и заранее запланировать конференцию на смартфоне, необходимо открыть приложение, авторизоваться в нем и выбрать «Запланировать». После этого нужно настроить несколько параметров конференции:

• Установка идентификатора. Параметр используется, если нужно дать конференции уникальное название. Если не задать его вручную, он сгенерируется автоматически.
• Пароль. Создавать видеоконференции можно и без пароля. Чтобы посторонние люди не смогли подключиться, лучше заранее придумать уникальный код и разослать его участникам.
• Альтернативные организаторы. Здесь выбираются пользователи, которые смогут начать конференцию при отсутствии администратора.
• Запись звонка. Если установить флажок напротив этого параметра, видеоконференция начнет автоматически записываться.
• Дата. Устанавливается точное время начала звонка.
• Добавление в календарь. Здесь можно сделать напоминание о проведении конференции в календаре смартфона.

Когда все параметры будут настроены, нужно нажать на кнопку «Готово».

Как пригласить участников на запланированную конференцию

Приглашением людей можно заниматься с ноутбука, ПК или смартфона. Чаще всего это делают через контакты. Пошагово процесс приглашения выглядит так:

1. Открыть Зум и зайти на вкладку «Пригласить контакты».
2. В открывшемся окне необходимо выбрать людей. Надо просто щелкнуть по имени пользователя. При необходимости можно выбрать сразу несколько человек. Их имена должны отметиться галочкой.
3. Нажать на кнопку «Пригласить».

Добавлять людей в конференцию можно и другими способами. Например, можно сделать это при помощи электронной почты. Приглашение по E-mail состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Перейти в Зум и выбрать вкладку «Пригласить по электронной почте».
2. Выбрать способ приглашения. Этот параметр позволяет использовать почту, которая по умолчанию установлена на ПК. Если через нее пригласить не получается, используют Gmail или Yahoo Mail.
3. Добавить получателей к письму и отправить его.

Дополнительная информация! Если пользователи не могут подсоединиться к звонку через приглашения, можно просто отправить им прямую ссылку на конференцию.

Сколько конференций можно запланировать

Разработчики Zoom не ограничивают пользователей по количество запланированных конференций. При необходимости можно планировать звонки в любой день недели. Также сервис предоставляет возможность использовать одну и ту же ссылку для всех последующих конференций. Чтобы сделать это, придется организатору войти в приложение и выполнить следующие действия:

1. Перейти во вкладку «Новая конференция».
2. Установить галочку напротив строки «Использование идентификатора».
3. Скопировать ссылку на приглашение и разослать ее остальным участникам.

Как отменить и удалить запланированную конференцию

Бывают случаи, когда звонок не удается провести и приходится отменить и удалить запланированную конференцию в Zoom. Особенности удаления во многом зависят от того, на каком устройстве используется программа.

Персональный компьютер

Многие пользователи используют Зум на компьютерах и ноутбуках. Процедура отмены конференции на таких устройствах выглядит следующим образом:

1. Открыть вкладку «Конференции».
2. Выбрать заранее запланированную встречу.
3. Нажать на кнопку «Удалить» и выбрать «Да» в появившемся окне.

После выполнения вышеперечисленных действий конференция будет отменена.

Смартфон

Процедура удаления в бесплатном мобильном приложении практически такая же, как и в программе для персонального компьютера. Чтобы отменить запланированный звонок, нужно выполнить такую последовательность действий:

1. Зайти в раздел «Конференции».
2. Тапнуть на звонок, который нужно отменить.
3. Нажать на «Удалить конференцию».

Дополнительная информация! Отменить звонок можно и на официальном сайте Зума. Нужно войти в свой профиль и зайти в настройки конференций.

Проблемы с созданием конференции заранее

Иногда при планировании онлайн-встреч в Зуме пользователи сталкиваются с проблемами. Среди наиболее распространенных можно выделить следующее:

• Не удается добавить участников. Чаще всего такое случается при использовании мобильного приложения. Стоит попробовать добавить пользователей через программу на ПК.
• Событие не добавляется в календарь. Проблема часто встречается при использовании Outlook.
• Не устанавливается персональный идентификатор конференции. Проблема появляется из-за использования кириллицы.

Zoom – приложение, которое позволяет пользователям заранее запланировать проведение видеоконференций. Это очень удобно, поскольку при помощи предварительного планирования удается заранее оповестить всех участников о том, когда будет проводиться онлайн-встреча.

Как запланировать конференцию в Zoom

Одной из самых полезных в некоторых обстоятельствах функций Zoom является возможность создания отложенных конференций с настраиваемым временем начала сеанса связи и общей продолжительностью. При этом данную разновидность чата каждый потенциальный участник, в том числе вы в роли организатора, может посетить самостоятельно без дополнительных уведомлений и подтверждений.

1. В первую очередь следует развернуть основное окно Зума, перейти на вкладку «Главная» и нажать кнопку «Запланировать» в левой части. Это приведет к открытию достаточно обширных параметров, каждому из которых рекомендуем уделить внимание.
2. При помощи текстового поля «Тема» можете ввести название создаваемой конференции для удобства, тогда как параметры времени начала встречи и продолжительность можно отредактировать с помощью расположенных ниже выпадающих списков. Кроме этого, можете сразу включить видео будущих участников, выбрать идентификатор и календарь, а также ознакомиться с ограничениями бесплатного тарифа. Особое внимание следует уделить функциям из категории «Дополнительные параметры» в самом низу рабочего окна мессенджера. В частности, здесь можно включить автоматическую запись звонка в память компьютера, разрешить подключение пользователей в любой удобный момент, задействовать чужие микрофоны или ограничить подключение по региону.
3. Какие бы настройки не были в итоге выставлены, нажмите кнопку «Сохранить» для создания отложенной конференции. Обычно сразу после этого открывается стандартный почтовый клиент вроде Microsoft Outlook, с помощью которого можно отправлять приглашения по электронной почте.
4. По факту наступления времени конференции вы получите соответствующее оповещение системными средствами, если Зум будет находиться в открытом или свернутом состоянии. Чтобы подключиться к чату, перейдите на вкладку «Конференции» и в рамках нужного блока нажмите кнопку «Начать». Отсюда также можно будет повторно перейти к настройкам с помощью опции «Изменить» или осуществить «Удаление». Во втором случае, что важно учитывать, будет моментально обнулена ссылка для подключения, отправляемая по электронной почте или другими способами.

Вариант 2: Мобильное устройство

Создание отложенной конференции в Zoom на мобильном устройстве, будь то Android или iPhone/iPad, выполняется практически идентичным образом, в том числе и по части доступных параметров. В первую очередь данная версия заслуживает внимания из-за отличий по части интерфейса, однако помимо этого есть и другие, во многом ключевые особенности.

1. Для того чтобы запланировать новую конференцию, с помощью нижней панели перейдите на вкладку «Главная» и в верхней части экрана воспользуйтесь кнопкой «Запланировать». Здесь необходимо изменить на свое усмотрение основные параметры, что в особенности относится ко времени начала с привязкой к определенному часовому поясу и продолжительности, а также дополнительные вроде автоматической записи.
2. Одним из основных отличий параметров отложенной конференции в приложении является упомянутая запись звонка, которая, хоть и представлена в качестве отдельного пункта, на самом деле недоступна для использования. Завершив настройку и воспользовавшись кнопкой «Сохранить», необходимо разослать приглашения нужным пользователям, используя для этого шаблон и адреса электронной почты.
3. Чтобы самостоятельно присоединиться к конференции, в том числе до назначенной даты, перейдите на вкладку «Конференции», коснитесь блока с информацией о запланированной встрече и воспользуйтесь кнопкой «Начать». В результате вы подключитесь к звонку в качестве организатора, при этом имея возможность выйти и подключиться заново неограниченное количество раз.
4. Если вы передумаете проводить конференцию до наступления выбранной даты, можете посетить карточку запланированной встречи, нажать «Удалить» и подтвердить процедуру во всплывающем окне, тем самым заблокировав доступ для всех приглашенных пользователей. Кроме этого, с помощью ссылки «Редактировать» в углу экрана можно изменить многие параметры, включая время проведения.

Как работать в Zoom: пошаговая настройка видеоконференции

Вы уже в Zoom? Вам удобно и легко? На случай, если вдруг нет (а интерфейс там не самый прозрачный), мы собрали большой гайд, советы, лайфхаки и просто пошаговые действия для создания и ведения конференций. Посмотрите, может быть, вы упускаете что-то или делаете сложно то, что делать просто.

Обучение, тренинги, вебинары, совещания, конференции — все это успешно проводится в онлайн–режиме. Как обеспечить качественную видеосвязь со своими клиентами, слушателями или коллегами? Как запланировать видеоконференцию на несколько десятков участников и дистанционно управлять процессом? Все это возможно с Zoom.

Мы расскажем, как работать с этим сервисом — пройдем весь путь от установки программы до проведения вашей первой видеоконференции. Также поделимся полезными фишками и секретами.

Что такое Zoom и зачем он нужен

Zoom — это сервис беспроводного взаимодействия для организации видеоконференций, вебинаров, групповых чатов. Платформа позволяет общаться посредством видео- и/или аудиосвязи. Устанавливается на компьютер, планшет или смартфон.

Zoom используется в финансовых организациях, IT-компаниях, органах здравоохранения, образовательных учреждениях — везде, где нужна связь с удаленными сотрудниками, клиентами, слушателями.

Возможности Zoom

• Видео- и/или аудиосвязь. Реализуется посредством конференций или вебинаров.
• Общий доступ к экрану. Поддержка общего доступа к рабочему столу для удаленной работы исполнителей над совместными проектами.
• Коллективные чаты в группах. Обмен текстом, аудио и изображениями, сохранение данных на протяжении 10 лет.
• Комнаты для совместной работы. Zoom Rooms — программное обеспечение для конференц–зала, обеспечивающее более высокое качество связи.
• Рассылка приглашений по почте или по телефонным номерам.
• Интеграция с ОС (Windows, Mac, IOS, Android, Linux, Blackberry) и конференц-системой H.323/SIP.

Конференции и вебинары в Zoom: какие бывают и чем отличаются

С помощью Zoom можно проводить конференции и вебинары.

Конференции

Это совместные интерактивные мероприятия, в которых все участники могут просматривать экран, включать свою камеру/звук, а также просматривать список участников.

Конференции в Zoom бывают двух типов:

• Мгновенные. Подходят, когда нужно провести совещание на работе, обговорить проект с исполнителями или решить другие неотложные дела. Организатор входит в режим конференции, рассылает приглашения участникам, и они по ссылке получают доступ к мероприятию.
• Запланированные. Подходят для проведения онлайн–уроков, мастер-классов, конференций. В этом случае организатор назначает дату и время конференции, указывает тему, проводит предварительные настройки видео и аудио, рассылает приглашения участникам по почте или в Zoom.

Вебинары (веб-семинары)

Это мероприятия, на которых выступает один или несколько докладчиков. На вебинарах участники могут только смотреть и слушать, а общение и обмен информацией происходит в чате.

Отличия вебинаров от конференций:

• На вебинаре слушатель не может в визуальном режиме общаться с организатором.
• В формате конференции максимальное количество участников — 1 000, в формате вебинара — 10 000.
• Провести конференцию позволяет бесплатная подписка (до 100 участников + ограничение по времени), а вебинар доступен только в платном пакете.

Далее расскажем о том, как скачать и установить Zoom, как настроить программу, научиться создавать и планировать конференции.

Попробуйте инструменты Click.ru для планирования, быстрого запуска и оптимизации контекстной и таргетированной рекламы. Вам доступен автоподборщик ключевых слов, кластеризатор, планировщик бюджета, генератор объявлений, автоматический биддер и другие инструменты. Также действует партнерская программа — получайте до 35% от оборота ваших клиентов “под управлением” и 6% от оборота привлеченных рефералов.

Как создать конференцию в Zoom

Zoom — одна из популярных современных площадок для общения в интернете. С помощью платформы можно создать видеоконференцию, устроить совещание, провести вебинар. Участники общаются с видео или только голосом — на свое усмотрение. Расскажем по шагам, как создать конференцию в Zoom. Разберемся, какие есть нюансы в использовании сервиса с компьютера и телефона.

Видеовстречи с возможностью записи без ограничений по времени

Как создать конференцию в Zoom на компьютере

Приложение Zoom работает в двух версиях: бесплатной и платной. В бесплатной версии пользователям доступны следующие функции:

• максимальное число участников видеоконференции — 100 человек;
• продолжительность группового звонка — 40 минут;
• общение с одним собеседником без ограничений по длительности конференции;
• демонстрация экрана.

Клиентам, оплатившим подписку, открываются более широкие возможности:

• проведение видеоконференций на 500 человек (в корпоративном тарифе — до 1000 участников);
• управление действиями пользователей;
• брендирование.

Все возможности платной версии Zoom перечислены на официальном сайте сервиса.

Сейчас мы рассказываем, как создать Zoom конференцию бесплатно, так как большинство людей пользуются именно бесплатным сервисом, доступным всем без исключения. Предлагаем пошаговую инструкцию:

• Прежде всего вам нужно скачать приложение на персональный компьютер.
• Запустите приложение на компьютере. Выберите одно из действий: запланировать встречу или начать конференцию прямо сейчас.

Если вы не хотите ничего скачивать на компьютер, то воспользуйтесь браузерной версией программы на официальном сайте Zoom. Как это сделать:

• Зарегистрируйте бесплатную учетную запись на сайте. Укажите имя, дату рождения, адрес электронной почты. Вам придет письмо с одноразовым паролем для активации аккаунта. Останется ввести идентификатор, и регистрация пройдет успешно.
• После завершения регистрации вы сразу сможете использовать функционал сервиса Zoom: создать конференцию или запланировать трансляцию.

Пользуйтесь сервисом zoom через любой браузер.

Как запланировать конференцию на определенную дату и время

Если вы уже являетесь клиентом Zoom, то можете через компьютер запланировать видеоконференцию на любое время. Следуйте инструкции:

• Запустите программу.
• На главной странице приложения нажмите кнопку «Запланировать».
• В открывшемся меню измените настройки сервиса так, как вам нужно.
• Укажите дату и время. Определитесь с продолжительностью встречи (15, 30 или 45 минут).
• Включите или отключите групповой чат.
• Настройте идентификатор конференции. Это уникальная комбинация цифр, которая автоматически создается платформой при запуске конференции или в тестовом режиме. Идентификаторы используются гостями для подключения к трансляции (номер нужно ввести в специальное окно). В платной версии программы идентификатор персональной конференции можно редактировать по своему усмотрению.
• Перейдите к настройкам видео. Как сделать конференцию в Zoom, чтобы общаться без видео? В сервисе есть такая функция. Вы можете включить видео у организатора и участников или отключить камеры у всех сторон. Трансляцию видео отключают в тех случаях, когда у одного из пользователей слабое соединение с интернетом. Тогда все общаются только голосом: для передачи аудиопотока не требуется высокая скорость передачи данных.
• Нажмите кнопку «Готово».

Кроме стандартных настроек, организатору доступны расширенные параметры во всех версиях Zoom. Разрешите или запретите участникам подключаться в любой момент, ограничьте доступ пользователям из определенных стран, включите режим автоматической записи эфира, выключьте звук участников при входе.

Чтобы в Zoom создать онлайн конференцию на компьютере, потребуется несколько минут. Это одна из причин, почему сервис пользуется такой популярностью. Организовать трансляцию может каждый владелец аккаунта Zoom.

Как пригласить новых участников

Чтобы по максимуму пользоваться возможностями Zoom, создать конференцию онлайн недостаточно. Необходимо еще собрать участников на встречу. Как это сделать:

• Кликните на кнопку «Запустить конференцию».
• Отрегулируйте настройки звука, микрофона и камеры. Обратите внимание: в разделе настроек звука есть возможность отрегулировать громкость и шумоподавление.
• Откройте вкладку «Дополнительно» в нижней части экрана компьютера.
• Нажмите кнопку «Пригласить». Выберите способ: найти нужных людей из списка контактов или отправить приглашение по электронной почте.
• Второй вариант — скопировать ссылку приглашения и отправить ее через мессенджер, по смс или любым другим способом. Гостям достаточно будет перейти по персональной ссылке, чтобы присоединиться к встрече.
• Для дополнительной безопасности можно включить опцию кода доступа. Тогда система попросит участников ввести уникальную комбинацию символов (не забудьте отправить ее заранее, чтобы все смогли вовремя подключиться к трансляции).

С помощью сервиса Zoom организовать конференцию онлайн сможет любой пользователь, у которого устройство, подключенное к интернету. Используйте программу Zoom для проведения вебинаров, мгновенных конференций, мастер-классов, тренингов, совещаний с коллегами. Показывайте монитор в режиме демонстрации, общайтесь с собеседниками в групповом чате. Только не забывайте об ограничении: в бесплатной версии продолжительность встречи не может быть больше 40 минут.

Как создать конференцию в мобильном приложении Zoom

В Zoom организовать конференцию можно не только с компьютера, но и со смартфона или планшета. Для этого нужно установить приложение на гаджет. Скачайте программу через Google Play или App Store. Теперь вы можете проводить видеоконференции и создавать любые мероприятия за несколько кликов.

Как запланировать конференцию

Рассказываем, как запланировать конференцию в мобильной версии приложения:

• Откройте Zoom. Если давно не пользовались программой, может потребоваться восстановление доступа к учетной записи. Нужно ввести адрес электронной почты и пароль.
• Когда приложение запустится, кликните на кнопку «Запланировать».
• Настройте будущую встречу: включите или отключите видео, укажите дату и время, разрешите участникам входить в вебинарную комнату раньше вас.
• После завершения настроек кликните на вкладку «Готово».

И в мобильной, и в браузерной версии программы есть опция зала ожидания. Она означает, что в мероприятии смогут принять участие только те мобильные клиенты, которых допустил организатор, выбрав вручную соответствующую галочку. Зал ожидания активируется в разделе настроек.

Как пригласить участников

После того, как вы нажмете кнопку «Готово» в планировании встречи, автоматически откроется вкладка с предложением пригласить участников. Воспользуйтесь ей, если знаете адреса электронной почты своих гостей. Вот как будет выглядеть приглашение, которое получит каждый участник.

В приглашении указаны тема встречи, дата и время. Также здесь есть все данные, чтобы подключиться к трансляции: пригласительная ссылка, идентификатор, код доступа. Запуск трансляции начнется автоматически в запланированное время.

Во время эфира вы также можете пригласить новых участников:

• Откройте вкладку «Участники».
• Кликните на кнопку «Пригласить» в левом нижнем углу экрана.
• Выберите способ приглашения: через смс, через мессенджер или с помощью электронной почты.

Есть еще один вариант — скопировать пригласительную ссылку и разослать ее друзьям или коллегам любым удобным способом.

Пока идет трансляция, можно пользоваться различными опциями: выключать и включать микрофон, ставить реакции, писать сообщения в чате, включать демонстрацию экрана (все функции расположены на панели инструментов в нижней части экрана). Чтобы завершить конференцию, кликните на красную кнопку «Завершить». Выберите, что именно вы хотите сделать: завершить встречу для всех или просто выйти из конференции.

Заключение

Мы разобрались, что позволяет сделать Zoom: организовать конференцию онлайн, запланировать встречу на определенное время, собрать в прямом эфире до 100 человек. Используйте браузерную версию на официальном сайте, установите программу на компьютер или скачайте мобильное приложение на смартфон. Сервис доступен на всех устройствах.

FAQ

• Как создать постоянную ссылку на конференцию в Zoom? Откройте приложение и зайдите в настройки профиля. Нажмите кнопку «Редактировать профиль». В профиле найдите раздел «Идентификатор персональной конференции» («Personal Meeting ID») и кликните на «Редактировать» («Edit»). Поставьте галочку напротив строчки «Использовать персональный ID». Сохраните изменения. Теперь для всех новых встреч у вас будет действовать одна и та же ссылка — та, которая указана в профиле.
• Как создать конференцию в Zoom и пригласить участников? Откройте приложение на компьютере или смартфоне. Кликните на вкладку «Новая конференция» (кнопка с изображением видеокамеры в левом верхнем углу). Скопируйте пригласительную ссылку и отправьте участникам в мессенджере или по электронной почте.

Поделиться в соцсетях:

Подпишитесь на блог МТС Линк

Читайте кейсы и инструкции по работе в онлайне на почте