16 функций в Google Docs, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее
Google Docs — как Word, только лучше. В нём можно работать онлайн и офлайн с компьютера или смартфона. А ещё в Документах есть функции, которые упрощают работу с текстом. Собрала в статье те, какими пользуюсь каждый день.
Обратите внимание: чтобы работать в Google Docs, вам нужен почтовый ящик в Gmail. Зарегистрируйтесь, если у вас его ещё нет, или авторизуйтесь. Работать с сервисом можно через Google Диск — он доступен всем владельцам ящика в Gmail.
Новый документ через браузерную строку
Чтобы создать документ, в Google Диске можно нажать правой кнопкой мыши на любое пустое поле. Откроется окно, в котором нужно выбрать новый документ. А ещё таблицу, презентацию, форму и т. п.
Но есть и другой способ. Введите в поисковую строку браузера doc.new или docs.new. Новый файл откроется в этой же вкладке и сохранится в главной папке вашего Google Диска.
Перевод файла .doc(x) в Google Docs и обратно
Я работаю только в Google Документах, Word в моём компьютере не активирован, работать в нём нельзя. Но клиенты и коллеги иногда присылают файлы в формате .doc(x) — их право. Выход в такой ситуации — перевести документ в Google Docs.
Всё, что нужно сделать, — загрузить файл в Google Disc и открыть его. Система переформатирует документ в удобный формат. Правда, могут слететь настройки форматирования.
А если нужно отправить клиенту файл в формате .doc(x)? Откройте вкладку «Файл», найдите пункт «Скачать» и выберите нужный формат. Файл сохранится в таком виде, как вам нужно.
Комментарии и советы
Я работаю в связке с маркетологом и дизайнером. Чтобы отправить или получить обратную связь, мы оставляем друг другу комментарии в Google Docs. Чтобы оставить комментарий, нужно выделить текст, на котором вы хотите заострить внимание коллеги. Справа появятся две иконки: комментарий и совет.
Нажмите на нужную иконку. «Комментарий» — это окошко, в котором вы пишете, чего хотите от коллеги: добавить изображение, упростить текст, указать источник и т. п. Если хотите упомянуть человека, начните комментарий с @. Google предложит почтовые адреса из ваших контактов — выберите нужный. Коллега получит на почту уведомление, что его упомянули в документе.
«Совет» — это предложения, которые могут вносить коллеги в ваш текст: добавить слова или знаки препинания, удалить блок, переписать абзац и т. п. В отличие от комментариев, советы появляются в тексте. Они выделены зелёным цветом. Справа отображаются все предложенные действия. Вы как автор можете принять или отклонить предложение. Если примете, правка «встроится» в текст, если отклоните — исчезнет.
Горячие клавиши
Комбинации на клавиатуре используют, чтобы быстрее отформатировать и отредактировать текст, упростить навигацию по документу. Скорее всего, вы знаете комбинации «Скопировать» Ctrl (⌘ — для MacOS) + С и «Вставить» Ctrl (⌘) + V. Но в Google Docs их более 140. Вот самые популярные:
Ctrl + A — выделить весь текст.
Ctrl + F — искать по документу.
Ctrl + H — найти и заменить.
Ctrl + B — выделить текст полужирным шрифтом.
Ctrl + U — подчеркнуть текст.
Ctrl + I — выделить текст курсивом.
Ctrl + К — вставить или изменить ссылку.
Ctrl + Alt + цифра 1-6 — создать стиль заголовка.
Ctrl + Shift + 7 — создать нумерованный список.
Ctrl + Shift + 8 — создать маркированный список.
Ctrl + / — вызвать меню с горячими клавишами.
Все комбинации собраны в руководстве «Быстрые клавиши в Google Документах».
Добавить документ в избранное
Справа от названия файла есть иконка звёздочки. Нажмите на неё, и документ станет «избранным».
Зачем это нужно? Даже если у вас много папок в Google Диске, вы легко найдёте нужный файл. Он будет доступен в разделе «Помеченные».
Статистика
Хотите узнать, сколько в вашем документе страниц, слов, символов с пробелами и без? Всё это смотрите в статистике. Её можно вызвать комбинацией Ctrl + Shift + С или через раздел «Инструменты».
Статистика отобразится на всплывающем экране.
В пункте «Показывать статистику слов при вводе текста» можете поставить галочку. Тогда слева в документе появится окошко, в котором будет та же информация.
Оформление текста
В верхней панели Документов есть вкладка «Формат». В ней много инструментов, помогающих оформить текст: стили, выравнивание и отступы, столбцы, межстрочный интервал, нумерация и т. п.
Обращаю ваше внимание на пункт «Текст». В нём есть полезные функции вроде зачёркивания, замены регистра и над- и подстрочных знаков. Их также можно вызвать горячими клавишами.
Пользовательский словарь
В разделе «Инструменты» вы можете попросить систему проверять орфографию и грамматику. Ошибки допускают все, и Google помогает их обнаружить.
Скорее всего, вы будете использовать термины, которых система ещё не знает. Чтобы не раздражаться из-за красных подчёркиваний, добавьте такие слова в пользовательский словарь.
Готово, теперь Google поймёт вас лучше и не будет подчёркивать ставшие известными слова.
Просмотр версий
Иногда работа в документе ведётся несколько дней: я пишу статью, маркетолог вносит правки, я правлю правки, маркетолог оставляет новые комментарии… Случается, я удаляю комментарий и потом вспоминаю, что забыла учесть его.
К счастью, Google хранит все версии документа. Вы сможете обратиться к истории и найти нужный комментарий, даже если коллега оставил его неделю назад. Все они хранятся в истории версий.
Нажмите на текст — в правой части документа откроется история версий.
Выберите любую версию, нажмите на неё. Вы увидите, каким был документ в тот момент. Удалённые или добавленные части будут выделены зелёным шрифтом или зачёркнуты.
Вы можете скопировать предложения, которые случайно удалили из новой версии, или восстановить прежнюю версию. В первом случае скопируйте текст клавишей Ctrl + С и нажмите на стрелочку назад. Во втором нажмите на кнопку «Восстановить эту версию».
Автозамена символов
Не все символы, например, тире, есть на стандартной клавиатуре, а типографская раскладка Бирмана в моём ноутбуке постоянно сбивается. В такие моменты спасает автозамена. Её можно настроить в пункте «Инструменты» — «Настройки», правая вкладка «Замена».
Вы можете прописать свои правила: например, двойной дефис будет автоматически заменяться тире, а двойные скобки — кавычками-ёлочками.
Вставка фотографий и ссылок в документе
Google интегрировал поисковую систему в Документы. Это удобно, когда вы пишете статью и хотите дополнить её визуалом. Чтобы найти изображение или ссылку, во вкладке «Инструменты» выберите пункт «Расширенный поиск». В правой части документа откроется вкладка. В ней будет строка поиска. Введите запрос и нажмите Enter.
Результаты появятся в той же вкладке в разделах «Интернет», «Картинки» и «Диск».
Вставьте в документ нужные вам картинки или ссылки. Не забудьте указать источник. Мы ведь уважаем авторские права? 🙂
Распознавание текста в изображениях и PDF-файлах
Если у вас есть картинка с текстом или пдф-файл и вы хотите перевести их в текст, используйте возможности Google Docs. Загрузите документ в Диск. Откройте файл с помощью Google Документов.
Инструмент допускает ошибки, но в целом работает отлично. В любом случае так намного быстрее, чем печатать текст вручную. Слева — текст из .pdf, справа — автоматически переведённый текст в Google Doc.
Голосовой ввод
Если вы устали писать, но работать надо, попробуйте функцию голосового ввода. Она неплохо справляется с малыми объёмами текста и понимает команды вроде «точка», «запятая», «двоеточие» и т. п.
Чтобы запустить функцию, введите комбинацию Ctrl + Shift + S или включите её через «Инструменты». Слева появится иконка микрофона. Во время записи она будет гореть красным. Нажмите на неё, чтобы остановить запись. Обратите внимание: голосовой ввод работает только в браузере Chrome.
Дополнительные сервисы
В Google Docs можно добавить приложения, с которыми будет ещё удобнее работать. Они находятся во вкладке «Дополнения», пункт «Установить дополнения».
Выбрав этот пункт, вы попадёте в Google Workspace Marketplace. Здесь десятки дополнений для маркетологов, копирайтеров, дизайнеров.
Приложения устанавливаются напрямую в Google Docs, не грузят систему и не утяжеляют документ. Мы пользуемся этими сервисами:
- Свежий взгляд. Проверяет текст, находит ненамеренные тавтологии, плеоназмы, повторения слов. Иногда очень выручает.
- Docs Paragraph Translate. Переводит целые абзацы прямо в документе. Удобно, когда работаю с английским, немецким или испанским текстом.
- Grammar and Spell Checker — LanguageTool. Находит орфографические, грамматические, смысловые ошибки. Поддерживает 25 языков.
- Highlight Tool For Google Docs. Набор маркеров, которыми можно выделять важные моменты в тексте.
Доступ офлайн
В Google Документах можно работать автономно. При этом вы сможете редактировать имеющиеся файлы и создавать новые. А когда подключитесь к интернету, изменения синхронизируются.
Чтобы активировать функцию, в Google Диске перейдите в настройки — они скрываются за иконкой шестерёнки.
В пункте «Общие настройки» увидите графу «Офлайн-доступ». Поставьте галочку и нажмите на кнопку «Готово».
Что в итоге?
Google Docs — онлайн-сервис для тех, кто имеет дело с текстом. В нём можно работать автономно, самому или с коллегами, с привлечением дополнительных сервисов. Удобно обсуждать торговые предложения, утверждать или корректировать скрипты, работать над техническими заданиями или коммерческими предложениями для клиентов, даже если вы работаете не из офиса.
Документы
Комментарии, чат и правки в режиме реального времени
Работайте над документами вместе с коллегами и партнерами. Правки других пользователей видны сразу, а во встроенном чате и комментариях можно задавать вопросы или предлагать решения во время редактирования.
Поддержка всех популярных форматов
Импортируйте и редактируйте документы, в том числе Microsoft Word и PDF. Результаты можно сохранять в форматах DOCX, PDF, ODT, RTF, TXT и HTML.
История правок за все время
Отслеживайте изменения документов и при необходимости отменяйте любые правки. Предыдущие версии файлов остаются доступными неограниченное время и не учитываются в квоте на хранение.
Офлайн-доступ с любого устройства
Создавайте и редактируйте документы на устройствах iPhone, iPad и Android, а в браузере Chrome для Mac или ПК при необходимости даже работайте офлайн.
Управление общим доступом
Вы сами решаете, какие права доступа предоставить другим пользователям, кто может редактировать документы, а кто – только просматривать их или оставлять комментарии. Разрешения настраиваются для отдельных пользователей и целых групп.
Больше функций с дополнительными приложениями
Установив приложения независимых разработчиков, вы сможете в окне документа искать информацию в Интернете, узнавать определения терминов, вставлять цитаты, применять расширенное форматирование, составлять письма на основе шаблонов и делать многое другое.
Благодаря Google Workspace расстояние не помеха для эффективной работы.
Mike Heim
Whirlpool
Как создать документ в Google docs (Гугл докс)
Google docs — это бесплатный текстовый редактор, который разрабатывает компания Google. Он работает в рамках веб-браузера и автоматически сохраняет всю проделанную работу.
Гугл докс по функционалу похож на Word и Excel, но не требует установки на компьютер. Кроме того, документы можно просмотреть и отредактировать с любого компьютера (смартфона), который подключен к интернету.
В этой статье я расскажу, как создать, загрузить и открыть документ в Google docs.
Для работы в сервисе нужен аккаунт на бесплатной почтовой службе компании Google — Gmail (сокр. от Google mail). После регистрации создаем документ:
- В правом верхнем углу нажимаем на значок «Приложения Google».
2. Затем открываем раздел «Диск» и попадаем на главную страницу нашего диска.
3. В левом верхнем углу нажимаем кнопку «создать».
4. Выбираем «Google Документы» и создать новый.
Открывается чистый лист, который очень похож на Word. Здесь можно писать текст, вставлять таблицы и рисунки.
Работа с файлами Microsoft Word
При необходимости в Google docs можно работать с документами, которые вы создали в Microsoft Word. Заходим в меню «Файл» и нажимаем «Открыть».
Выбираем пункт «Загрузка» и указываем путь к документу на компьютере.
Документ можно загрузить кнопкой «Открыть» или просто перетащить в поле «Перетащите файл сюда».
Google docs автоматически переносит название документа и его текст. Приятной работы!
- Об авторе статьи
- Последние материалы
Вложение файла или ссылки из веб-сервиса
Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Добавлять и удалять вложения, а также управлять их версиями могут владельцы, администраторы и редакторы. Просматривать и скачивать вложения или отправлять их по электронной почте могут все пользователи с доступом к таблице.
Некоторые веб-сервисы хранения данных требуют наличия дополнительных разрешений у пользователя для доступа к файлам или их изменения.
Системные администраторы учётных записей плана Корпоративный могут отключать все функции вложения файлов.
Проверьте, доступна ли эта функция на платформах Smartsheet Regions и Smartsheet Gov.
Вложение файла или ссылки из веб-сервиса
Можно связать файлы, хранящиеся в другом онлайн-сервисе (Google Диск или OneDrive), с интересующими вас объектами в Smartsheet с помощью функции Вложения. Файлы можно прикреплять на уровне рабочего пространства, таблицы, строки или комментария.
PLANS
- Smartsheet
- Pro
- Business
- Enterprise
For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.
Права доступа
Добавлять и удалять вложения, а также управлять их версиями могут владельцы, администраторы и редакторы. Просматривать и скачивать вложения или отправлять их по электронной почте могут все пользователи с доступом к таблице.
Некоторые веб-сервисы хранения данных требуют наличия дополнительных разрешений у пользователя для доступа к файлам или их изменения.
Системные администраторы учётных записей плана Корпоративный могут отключать все функции вложения файлов.
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Чтобы начать, выполните указанные ниже действия.
-
Рабочее пространство. В правом верхнем углу рабочего пространства щёлкните значок Вложения.
Таблица. Чтобы открыть панель вложений, выберите Вложения на панели функций справа.
Поддерживаемые сторонние облачные сервисы хранения данных
В таблице ниже указаны веб-сервисы хранения данных, которые можно использовать с функцией Вложения. Следуйте инструкциям для каждого сервиса, чтобы успешно вкладывать файлы и работать с ними.
Вам потребуются соответствующие разрешения в этих сервисах, а также доступ к таблице или рабочему пространству в Smartsheet.
Если вы используете адрес Google в Smartsheet, щёлкните Предоставить доступ во всплывающем окне с запросом на доступ к вашим документам в сервисе Google Диск.
Если вы не используете адрес Google в Smartsheet, сначала выполните вход в учётную запись Google через всплывающее окно. Вход в сервис требуется только при первом вложении файла с Google Диска.
Чтобы отозвать доступ Smartsheet к учётной записи Google или выбрать другую учётную запись для экспорта, обратитесь к инструкции Google.
Если преобразовать вложение Google Диска в формат Google Документы, Google Таблицы или Google Презентации, то можно вносить изменения непосредственно в файл, и они будут отражены в приложении Smartsheet.
Вход в OneDrive через всплывающее окно требуется только при первом использовании этой функции.
Чтобы вложить объект, необходимо быть его владельцем. Вы не можете вкладывать объекты, к которым вам открыт общий доступ.
Ваш файл должен находиться в папке «Мой диск», а не в общей папке.
Если у вас есть разрешения на редактирование файла, над ним будет отображаться команда Изменить документ.
Вход в Dropbox через всплывающее окно требуется только при первом использовании этой функции. При вложении объекта из Dropbox создаётся общедоступная ссылка на него, которая добавляется в Smartsheet.
Если нужно сменить учётную запись Dropbox, щёлкните своё имя в правом верхнем углу, чтобы выйти, а затем войдите в нужную учётную запись.
Если вложения Dropbox, открываемые с помощью Smartsheet, не являются файлами в формате Microsoft Word, PowerPoint или Excel, они будут доступны только для чтения.
DropBox поддерживает интеграцию с Microsoft Office Online, что позволяет изменять файлы напрямую, щёлкнув ссылку Открыть в верхней части окна. Внесённые изменения будут синхронизированы с вложением в Smartsheet.
Вход в Box через всплывающее окно требуется только при первом использовании этой функции.
Если нужно использовать другую учётную запись Box, щёлкните ссылку Сменить учётную запись Box в левом нижнем углу окна.
Вложения Box, открываемые из Smartsheet, доступны только для чтения.
Чтобы скачать или изменить файл, перейдите в сервис Box.
При первом использовании этой функции необходимо войти в Evernote через всплывающее окно и предоставить Smartsheet доступ к файлам.
Если нужно использовать другую учётную запись Evernote, щёлкните ссылку Сменить учётную запись Evernote в левом нижнем углу окна.
Заметки Evernote, открываемые из Smartsheet, доступны только для чтения.
Evernote синхронизирует все изменения, внесённые в заметки, с вложением Smartsheet.
Введите домен, имя пользователя и пароль Egnyte и подтвердите Разрешить доступ к Smartsheet во всплывающем окне при первом использовании этой функции.
Если нужно использовать другую учётную запись Egnyte, щёлкните Сменить пользователя в правом верхнем углу и войдите в нужную учётную запись. Интеграция Egnyte недоступна для плана «Профессиональный».
Egnyte WebEdit синхронизирует внесённые изменения с вложением в Smartsheet.
Предоставьте общий доступ к папке Egnyte, содержащей нужные файлы (а не к отдельным файлам), чтобы другие соавторы могли открывать их в Smartsheet. Служба технической поддержки Egnyte предлагает инструкции по предоставлению общего доступа к папкам.
Решение проблем с вложениями из сервиса Google Диск
При добавлении в таблицу вложения из сервиса Google Диск вы можете увидеть сообщение API developer token is invalid (Недействительный маркер разработчика API). Чтобы устранить эту проблему, попробуйте выполнить следующие действия.
- Убедитесь, что вы вышли из всех учётных записей Google. Затем выполните вход в нужную учётную запись (только одну).
- Используйте другой браузер или режим конфиденциального просмотра (например, режим инкогнито в Chrome).
- Если запуск режима конфиденциального просмотра не помог, отключите расширения браузера.
- Если запуск режима конфиденциального просмотра или другого браузера не помог, очистите кэш браузера и попробуйте вложить файлы ещё раз, не используя режим конфиденциального просмотра.