С надеждой на сотрудничество как лучше написать

Выражаем уверенность в сохранении сложившихся отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

За период сотрудничества с ООО «1С:БухОбслуживание. Региональный центр» мы убедились в надежной деловой репутации компании, компетентности коллектива, и способности оперативно реализовывать поставленные задачи, которые производились соевременно, с полным соблюдением договорных обязательств.

Выражаем уверенность в сохранении сложившихся отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

Желаем Вашему коллективу процветания, удачных проектов и и успешного партнерства!

Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.

Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?

Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:

• фотография;
• элемент вежливости;
• ФИО;
• должность;
• контактные данные.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Фотография

Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, sale@lan-star.ru).

Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

Стандартная подпись:

• с уважением;
• искренне Ваш(а);
• с наилучшими пожеланиями.

Доброе напутствие:

• хорошего вечера;
• удачного дня;
• всего доброго;
• всего хорошего;
• хороших клиентов;
• успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

• с надеждой на понимание;
• с надеждой на сотрудничество;
• заранее благодарю;
• в ожидании ответа и т.д.

Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.

ФИО

В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:

• Иванов Иван Иванович;
• Иван Иванов;
• Иванов Иван и т.д.

Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.

Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.

Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.

Должность

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

• Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
• Почта;
• ISQ;
• Skype;
• номер в WhatsApp;
• номер в Viber;
• Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Лайфхаки

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

• уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
• добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
• добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.

ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…
Сообщаю Вам….
Довожу до Вашего сведения, что…
Прошу (Вас) выделить средства…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…
В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….
Прошу оказать содействие…
Прошу Вашего содействия в…
Напоминаю (напоминаем) о…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

Считаю необходимым обсудить с Вами …
Хочу (хотим) согласовать с Вами….
Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…
Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…
Информирую (Вас) о…
Позвольте проинформировать о…
Обращаюсь к Вам в связи с…

Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …
Вынуждены сообщить…
Ставим Вас в известность о…
Настоящим извещаем (Вас) о…
Уполномочен сообщить…
Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…
Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…
Предлагаем содействие в решении проблемы…
Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…
Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …
Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….
Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…
Рады (имеем честь) предложить (Вам)…
Рады сообщить о возможности…
Хотим привлечь Ваше внимание…
Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…
Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …
Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…
Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)
Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…
Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Требуем от… немедленного принятия мер…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…
Просим направить вашего представителя…

Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)
Ждем Вашего решения …
Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…
Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…
Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…
Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…
Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…
Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…
Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…
C готовностью ответим на Ваши вопросы…
Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

Уважаемый Иван Петрович !
Уважаемый господин министр!
Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!
Многоуважаемый… !

Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)
В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….
Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….
В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…
В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…

Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…
Выражаем благодарность (признательность)…
С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…
Благодарим…Хотим поблагодарить…

С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…
С благодарностью (признательностью) и уважением…
С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….
С надеждой на плодотворное сотрудничество…

Мы будем вынуждены:
обратиться в судебные органы (суд)
· инициировать судебное разбирательство
· отказаться от дальнейшего сотрудничества
· пересмотреть планы (условия) сотрудничества
· поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)
· поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества
· прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям
· заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…
· заявить о несогласии с фактами…

Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…
Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…
Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

С радостью (огорчением) сообщаем…
К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

Правила деловой переписки: как грамотно закончить письмо

В деловой переписке часто происходит обсуждение важных для бизнеса вопросов. Немалую роль в успешности и оперативности их решения играет умение правильно закончить письмо. На практике именно от его финала зависит то, как скоро адресат даст ответ. Заканчивая сообщение, мы ставим промежуточную точку в общении с деловым партнером или клиентом. При этом наиболее важными являются два нюанса:

• финал должен быть таким, чтобы у получателя сохранился настрой на продолжение общения;
• из заключительной части письма должно быть понятно, что и как планируется делать в дальнейшем в рамках решения обсуждаемого вопроса.

При этом грамотно оформленный финал также позволяет оставить у адресата положительное впечатление об авторе и о компании в целом.

Что должно быть отражено в финале делового письма

Активная составляющая. Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.

Имиджевая составляющая. Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:

• Будем рады сотрудничать с Вами!
• Надеемся на плодотворное сотрудничество!
• Обращайтесь при возникновении вопросов. Мы обязательно ответим!
• Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
• Если появились вопросы, напишите или позвоните. Мы подробно ответим Вам.
• Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
• Всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.
• С искренним уважением…
• Удачного дня и хорошего настроения!
• Благодаримза сотрудничество!

Полезные советы по оформлению финала письма

Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.

Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:

• каким будет следующий шаг (указание на действие);
• когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).

В этих примерах активная часть сформулирована правильно:

• Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
• Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).

• Буду признателен за помощь, если получу Ваш ответ до 10 августа включительно. С уважением…

Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.

Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.

Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях

К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо. Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг). Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?

На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:

Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.

Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.

Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.

Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.

Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме

«Благодарю за понимание». Такую фразу можно использовать только в случае, когда Вам нужно извиниться перед получателем сообщения. Ее не нужно употреблять, чтобы выразить благодарность за проделанную работу. В подобной ситуации лучше написать «Спасибо за плодотворное сотрудничество!». Не стоит употреблять фразу, чтобы выразить надежду, что адресату понятно все изложенное в сообщении. В этом случае будет уместен такой вариант: «Я постарался детально изложить суть ситуации. Однако если какие-то моменты остались неясными или у Вас будут вопросы, обращайтесь».

«Спасибо за внимание». Такая фраза обычно используется, чтобы поблагодарить за внимание, которого Вам в принципе могли бы не уделять. В переписке с бизнес-партнерами это выглядит неуместно. «Благодарим за внимание» не стоит использовать, если Вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение. Это слишком категоричный вариант прощания, который практически не оставляет шанса на продолжение диалога.

«Всего наилучшего». Такая фраза подразумевает окончание беседы. Она будет уместна только в том случае, когда Вы не планируете продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания добра и участия можно использовать нейтральный вариант «Удачного дня!».

Популярные тренинги

• Тренинг «Управление эффективностью организации»
• Тренинг по разработке бизнес-модели
• Тренинг «Стратегическое бизнес планирование»
• Подбор кандидатов на должности медицинских представителей
• Обучение для медицинских представителей
• Инструменты коучинга и развития медицинских представителей
• Тренинг: эффективные решения
• Тренинг: эффективные совещания
• Проведение групповых тренингов
• Тренинг: развитие профессиональных навыков
• Тренинг: стратегическое управление
• Бизнес тренинги личностного роста
• Тренинги по обучению и развитию навыков персонала
• Тренинг: управление процессами
• Тренинг: управление ресурсами
• Тренинг: управление рисками
• Тренинг: управление сервисом